1、外貿跟單流程是什麼
服裝的:
從跟板單-出樣-報價-接大貨單-訂購面輔料-跟進生產-與客聯系安排出貨方式和船期-出裝箱單-報商檢出口-追收貨款）
一、 首先是從板單跟起
1接到HK客人板單先對進行文字處理，翻譯成中文。
2進行逐項檢查板單，看清楚客人要求：A.首先是主料，如面料的品種、紗支、組織、克重、顏色，弄清楚是否有特別要求，比如磨毛、絲光，防靜電、防皺等處理；然後註明要求下單給布廠訂板布（或者提供面料小樣給布廠分析組織成分要對方報價提供板布） B.看需要何種輔料，包括底面縫紉線、拉鏈（是否特指，如YKK）、紐扣、雞眼、人字帶、花邊、丈巾、羅紋、主標、水洗標、吊牌、裝飾牌等。整理清楚查尋本廠是否有倉存物料可用，如沒有速下單訂購。
3. 根據客戶板單要求，研究是否有不合理的地方，著重看一下有無特殊要求，如有指示不明的地方要及時和客戶溝通，如客戶無特別要求則可按照常規操作自行設計工藝和製作要求，制定自己的工藝單
4.工藝單要註明面輔料要求，洗水方式，用線要求，縫制要求，印、綉花及其它處理，交板日期等，（如果客戶板單中對印、綉花方面沒有詳細的資料和明確指示，僅僅是要求有綉花或印花，但效果要好，那麼跟單員就要揣測客戶的心態，自己主動去創新設計一些東西，聯系印花和綉花廠盡快出樣供客戶選擇批核）。
5.完整的樣板工藝生產通知單+齊全的面輔料交給樣板房起頭板
6.板房做好樣衣後交給跟單員安排洗水，跟單員查看樣衣符合各項要求後交給聯系好的洗水廠並交代清楚洗水要求。如果有特別要求的要事先車好褲筒確認洗水OK後才可以洗樣衣。洗水回來由跟單員檢查核對符合要求後交給板房做後整，（如不合要求需要再返洗或重新做板）。
7. 板房整理好樣衣檢查輔料齊全，尺寸無誤後交給跟單員。跟單員要自己在檢查核對（並做好度尺記錄）無誤寄給客人。
二、送樣 跟進核價
1.跟單員寄出樣板同時要安排進行核價，並填寫核價單，在填寫核價單時一定要認真，清晰、力求准確（核價單資料後附）包括面料、紗支、克重、幅寬，用量，單價，印、綉花價格和各種物料價格和用量；加工費，洗水費，出貨運輸文件費，以及利潤等一覽表。
2.核實板單上客戶要求的紗支、克重、幅寬或有關面料生產的生產難易度，主要是與布廠同事溝通，落實確定後明確面料價格資料，方便用料的價格核算。由裁床核算樣板用量或者跟單員自己核算。
3跟單員要對輔料情況（特別是有些客戶對輔料指定供應廠家的，要對輔料的價格進一步落實好，以免以後大貨投產後出現價格上的差異）進行詳細了解，要廣泛尋求輔料供應商進行尋價，避免報價失誤，造成不必要的損失。
4跟單員提供板單及樣衣給生產部對照，進行生產量及加工費的計算和報價。
5.有關洗水印花（綉花）問題的價格問題一定要在做板時就和各加工廠確認談好價格，避免落單後做貨價格有出入。
6.匯總資料，核算價格。如果客戶有特殊要求的時候，一定要有明確指示，如面料有特殊要求或牽扯到面料檢測及成衣檢測、跟單員一定要特別注意，還有輔料比較奇特的（比如需要起模的），印、綉花，洗水價格等。所有這一切,都必須詳細准確的寫到核價資料里,以備後查.
板單到此就算跟完。如果客戶有大貨落單，就要重新備樣給客戶確認，並跟進客人下單簽訂購合同，安排訂購大貨物料等！
接大貨定單--跟進各種樣板—按排定購布料及相關輔料—協調生產—出貨
三,接單復板訂購物料,
一般來說，報完價後，如客戶覺得價格接近或者是可以接受，會給出目標價, 大貨大約的數量,要求先安排定織胚布,打LID色板和安排再起確認樣辦.起確認樣辦時關鍵在於保證交期及質量，因此跟單員經手的資料務必要准確，與客戶要求一致，才能保證樣品及時得到確認，避免重復返工。
（一）有關大貨常做的幾種樣板（sample）
1 .頭板（proto-sample）,一般來說頭板主要是看做工和FITTING的,可以用代替面料,但當有配色時,一定要搭配合適才行，尺寸做工完全按照客供指示及要求。
2.推銷板或大板（Salesman sample）作為大板,客戶看重的是,顏色要對,輔料要齊,印綉花也要按照要求的去做,特別是代表大貨面料,一定要好.因為一般來說,大板是客人用於展銷會的展辦，目的為了將之前所做出的新款式，通過展銷辦獲得定單。所以一定是好的和准確的,符合客人的設計要求,此項工作非常重要.如果做得不好,可以說前功盡棄,一切都是白費。
3.生產板（PP-sample）,一般來說是在大貨面料出來以後,為了保證大貨的准確性,在裁剪前,做給客戶看的樣板,代表大貨質量,也是客戶對大貨的檢驗.為了生產的方便,要求生產辦必須符合客戶對大貨的一切要求，避免出現生產損失,安排起辦一定要快並准確，爭取做貨時間。
4.影相板,又叫照相板（Photo-sample），一般來說是在訂單確定後,大貨出貨前,客戶用來擴大宣傳,增加銷售量的樣辦,主要看款式，外觀效果要好,一定要起到門面作用（影相辦必須提前安排）。
5.齊色齊碼板（Size set sample）,此項要求只是對於特定客的訂單，大貨下來後，該客戶會要求先安排做跳碼板（可以代用布和物料），待跳碼板確認後，再做正確大貨布齊色齊碼板給客確認OK後才可開裁。
6.洗水樣板，這個一般由跟單員自己批核，洗水要求要跟客人要求。並要保證成衣水洗尺寸，必須提前做好面料縮水率測試。如果洗水差異跟客人樣板出入較大返洗又實在無法達到客人要求的就挑出落色辦給客人批核確認。並跟客人解釋溝通以得到客人認可。
7.船頭板（Shipping sample），大多數客戶船頭辦要求板房在出貨前6~10天做好或從大貨里挑選，船頭板原則該並入大貨收費,寄出船樣的細碼單並入大貨交給財務出據發票，跟單員應負責跟進回收貨款。
（二） LID色樣
1. LID色樣 收到客人的大約數量和小色樣後跟單員要及時提供大貨訂布數量和色板交給布料采購員打LID板和准備胚布,要盡量縮短打色板的時間(原則3~5天時間,哪個環節拖延了時間哪個部門負責).打好LID板後布料采購員製作好色板卡一式2份交給跟單員：跟單員自已必須留存一份(以免以後的生產過程中，對大貨的顏色進行核對)，然後寄給客人確認樣板並跟進批核,以便及時確認質量和大貨顏色.
2.船頭板布樣 LID板顏色經客戶確認後。及時通知布料采購員安排大貨布染色。染廠跟單QC在出貨前確認大貨顏色質量無誤後剪出每個落色1Y船頭板布寄回工廠給跟單員確認,(有的客戶要求確認大貨船頭板布的要多剪出一份)
3. 經確認大貨船頭板布顏色質量OK後通知布料采購員提回大貨布.大貨布回來後跟單員要及時安排分別每個落色任意各剪5~6匹(各1Y)給紙樣房測試縮水率,(縮水率一般我們要求布廠控制在一定范圍內:全棉布料一般要求經向1~3個以內,緯向3~5個以內, 彈力布料一般要求經向3~6個以內緯向8~12個以內)如發現後測試縮水率如果超過標准可以退回布料給供應商重新返修定型.
（三） 印、綉花樣
首先是要求盡可能用正確顏色的布、線打樣，特別是綉花，綉花線一定要用正確顏色，如確有難度，可以與客戶溝通，變通安排。印、綉花資料必須保證准確，如顏色搭配、花型等，要及時同客戶溝通不明確的地方，爭取縮短確認周期和印、綉花打確認樣時間：跟單員要注意打確認樣布料的顏色一定要正確，確認樣原則上要檢驗合格後才能出廠，對確認樣跟單員也要進行檢查，由跟單員將確認樣寄給客戶確認，客戶確認後的確認樣要及時轉生產廠，並做好交接記錄。跟單員要對以前及以後外加工的印、綉花價格等資料進行匯總，便於以後出現同類加工業務時方便查詢。
（四）輔料
輔料的開發要盡可能多安排幾家輔料供應商同時提供樣品並報價。(如通過網路查詢，重點是快！！)如客戶要求的輔料確有一定難度時，及時與客戶協商處理意見。跟單員要對以前及以後采購的輔料價格等資料進行匯總，便於以後出現同類輔料時方便查詢。對於有些時裝款的訂單，大貨數量小,輔料多而且雜，要特別注意配料的染色問題，如針織布，印花布,人字帶,丈巾繩,繩制等等一定要環保染料；還有一些輔料雖然好找，但達不到輔料廠的起訂量，工廠不願意做，本著客戶一般確認銷售樣上的輔料的作風，因此，應在打樣時，就考慮找一些好做、好找的輔料，減少大貨生產不必要的麻煩。輔料總體要求為價格低交貨期准確及質量好，因此廣泛匯總各輔料廠資料是非常必需的，以後再遇到此類輔料時能有據可查。輔料打確認樣時間：原則上從跟單員收到客人輔料確認樣的資料後三日內應將確認樣寄給客戶確認。
四、定單的執行
在和客戶正式簽定定單合同並確認客戶已執行合同後,要下達生產通知單，生產通知必須盡可能資料齊全、完備、正確，並在指令下達後落實相關部門在合理的時間內接收到了正確的指令，並已開始執行。向生產部要生產計劃，監督生產指令在各環節中的進行，保證其順暢。如有客戶資料未到時，要及時與相關部門和客戶進行溝通和調解，做出最合理的生產計劃。
五、確認
在合同簽定後，對於跟單員來說，確認工作是最重要的。在安排確認時，要掌握以下幾條原則：
1)首先排列生產計劃，盤查確認點，首先要清點好輔料，核對好來料顏色是否一致，特別是對主、輔料的盤查，保證生產安期順利開始。
2)監督和督促生產計劃，確認所有保證生產順利進行的有關指示，書面或實物已交待到有關部門的責任人心中，並已得到認真執行。如正確的工藝單、樣品、印綉花樣、客戶的最終確認意見或修改意見要及時傳達，對生產中出現的各種問題進行監督、反饋，對於生產中出現的問題要及時和客戶進行溝通和處理。
3)核對所有來料，與客戶確認意見相符一致。
4)要注意客戶的變更，如面料顏色、合同數量，如出現變更，要在第一時間內通知生產部門，減少不必要的損失。
六、定單的跟蹤
在定單的執行過程中，要准時填報生產進度跟進表，及時給客戶報告生產進度，並要及時匯總資料，整理訂單，避免出現疏漏的地方，並及時與客戶和生產部門溝通，對出現的意外情況要及時處理，如上報、與客戶協商拖期、協調有關部門採取補救措施等。
在臨近交期時，如生產過程中如有防礙大貨交期無法按合同順利執行時，必須事先通知客戶；當大貨生產過程中，縫制、印花、綉花等出現防礙生產順利進行時，一定要及時通知客戶（同時發樣給客戶）採取有關補救措施。
為了大貨生產能夠順利進行，首先要及時去生產廠看每天的生產情況。對於客戶確認遲緩或者提供一些資料不及時，除了溝通之外，還應有書面形式傳真於客戶或者把生產進度情況告訴客戶，並提醒有可能影響交期，同時，要排查生產環節中還可能存在的問題，要及時匯總情況，尤其是輔料。
跟單員在開貨前提供完整的生產工藝單( 包括生產制單、尺寸表、配料表、物料卡，追蹤生產進度、貨期、及品質控制要求)。給經理.廠長,生產部和QC部,並協同生產部一起開產前會,將生產過程中特別要求和引起注意的問題在會上提出並一起記錄簽名確認無疑問才開貨,開貨後由QC負責跟進生產全過程的產品質量並出具各個階段(裁床,車間,尾部驗貨報告單,將信息及時反饋給跟單員（對於生產過程中發現的問題要提出整改建議和防範措施）；客戶來我司驗貨時，跟單員要陪同客戶一起驗貨，並做好記錄將客人要求的信息及時反饋給生產各部門。
七、出貨
跟單員提前6~7天提供商檢資料給船務,並與客戶協商的最後入倉期,跟進裝箱單,入倉紙,出口證等出貨資料及時安排出貨,對於箱嘜、條形碼、包裝袋會有不同要求，應當引起注意，並以書面形式下達給包裝部
1出貨時間、數量、入貨時間，及時通知相關部門（根據入貨通知時間及時安排發貨，如不能保證交貨，及時同船運公司或客戶協商處理）
2訂艙、報關
3辦理內部發貨手續
4船樣及相關事宜，船樣一般在大貨出貨前6~10天給客戶寄出。
八、發票的開具及貨款回收
跟單員負責出貨後跟進發票的開具，由跟單員負責提供出貨裝箱單及定單合同交給財務部統一開具發票。跟單員負責及時督促客戶辦理，加快公司的資金周轉。
另對於信用證結算的客戶，由跟單員督促客戶及時為我司開具信用證，單證員負責對信用證的內容進行審核；電匯方式結算的，要在發貨後，及時督促客戶付款，避免壞帳損失的發生。
九、跟單員報帳
對於費用方面的報帳：差旅費，出差歸來後，要及時報帳，具體按公司文件執行；其他費用的報帳，力求在費用發生的當月進行報帳，避免費用跨月報帳，影響公司及部門的利潤核算。
電話費用原則是按發票實報. 但請自覺劃掉私人話費.
十、資料的整理與歸檔
所有跟單人員對於自己負責的所有資料要及時進行整理並歸檔，保持桌面清潔、資料擺放有序，分配到個人的檔案櫥要及時進行整理，保持資料的整體外觀和實用性，不準亂放；對於公用部分的辦公用品等，要及時進行整理，個人的資料、樣品、樣布等不準隨意亂放，如發現隨意亂放者，將對責任人進行處罰
進出口貨物的:
出口貨物跟單的基本程序：
出口貨物跟單是跟單員對履行合同的跟進。它以貨，證，船，款為中心，包括備貨，催證，改證，租船訂倉，(報關，報驗，裝船)，
制單，結匯等環節。我們將這些程序概括為：
(1).籌備貨物：按訂單及信用證的要求，按時，按質，按量地備好貨物。
(2).催審單證：大多數的支付方式是L/C。對安全收匯有保障，因它是銀行信用。 只要所裝運貨物與信用證條款一致，銀行保證
付款。跟單員應對以L/C為支付方式的合同進行催證，審核和修改的跟蹤工作。
催證：貨物快完成時，要催證。
審證：審證是銀行和公司的共同職責，但在范圍和內容上有所不同。銀行從政策面上，開證的國家有無貿易往來？開證行的資信？
公司審開證人和受益人對否？L/C的貨物和金額與合同是否相同？裝期？特別條款？
改證：審證後發現問題是常事。包裝上，總金額，效期，包括拼寫錯誤。要求對方修改，一份L/C，可能有幾處問題，我們要一一
指出，一次性修改。
(3).訂倉裝船：貨物備妥，L/C沒問題後，我們就要進入到出貨裝櫃，租船訂倉和裝船的階段。按CFR 和CIF成交的，我們負責租船
訂倉和裝船的手續。首先：
出貨裝櫃：跟單員在出貨前三四天就要聯系出貨裝櫃事。這當中要做的工作有貨櫃選擇，製作裝箱單，跟蹤裝櫃等。
A． 貨櫃選擇：根據貨物的不同而選擇不同的貨櫃。常用的有：20』櫃：29 – 30立方/17.5噸；40』櫃：58 – 61 立方/22.5噸；
40』H 68 –71立方/27.5噸。
B． 製作裝箱單：裝箱單著重表現貨物的包裝情況。應包括出貨的品名規格，數量，箱數，毛凈重，包裝尺碼，總體積，箱號，
嘜頭等。
C． 跟蹤裝櫃：出貨前一天通知有關人員並確定出貨數量的准確性。協助生產部門安排好人員裝櫃。貨櫃到廠後，跟單員要監裝，
指導貨物的擺放。如一個櫃內有幾種貨，每一規格的產品要留一二箱放於貨櫃尾部用於海關查貨用。
(4)制單結匯：是出口貨物跟單的最後一個環節。
A.制單：貨物裝船後，跟單員要及時按L/C，合同或其它單據的內容製作各種單據。
要在L/C的有效期內將單據送交銀行。
出口單據主要有：匯票，發票，海關發票，提單，裝箱單，產地證，商檢證，保險單等。
B.結匯:如按L/C的規定製作了單據，並及時送交了銀行，我們就可及時收到貨款了。
單據要求：正確，完整，及時，簡明，整潔
進口貨物跟單的基本程序：
就是跟進進口合同的履行。其程序為：租船訂倉，申請開證，催交裝運，辦理保險，商檢報關及接貨驗收等。
物料采購跟單流程：
（1） 製作訂購單:
跟單員接到所需部門的請購單，要製成訂購單傳給供應商。制訂購單時注意：審查請購單。熟悉訂購的物料，價格確認，確認質量
標准。確認物料需求量，制定訂單說明書，發出訂購單。（製作采購單P。26），將要采購的物料名稱，規格型號，數量，價格。
交期等要求表達清楚。采購單經審核無誤後發給供應商，並要求供應商簽字回傳。
（2）訂單跟蹤
對長期合作的，信譽好的供應商可以不進行跟蹤。跟蹤加工工藝，跟蹤原材料，跟蹤加工過程，跟蹤組裝總測，跟蹤包裝入庫。
（3）物料檢驗
確定檢驗日期，通知檢驗人員，進行物料檢驗，處理檢驗問題
(4)物料進倉
協調送貨，協調接受，通知送貨，物料入庫，處理接受問題
生產過程跟單的流程：
1． 下達生產通知書。
跟單員接到客戶訂單後，應將其轉化為生產通知單。通知單要明確客戶所訂產品的名稱，規格型號，數量，包裝要求，交貨期等。
2． 分析生產能力
生產通知單下達後，要分析企業的生產能力。能否按期，按質地交貨。如不能應採取什麼措施？要不要外包？
3．制定生產計劃：
生產計劃的制定及實施關系著生產管理及交貨的成敗。跟單員要協助生管人員將訂單及時轉化為生產通知單。
4.跟蹤生產進度
（1） 生產進度控制流程：
（2） 生產進度控製作業程序
（3） 生產進度控制重點：
A．實際進度與計劃進度發生差異，要找原因。通常有下列原因：
1． 原計劃錯誤
2． 機器設備有故障
3． 材料沒跟上。
4． 不良率和報廢率過高
5． 臨時工作或特急訂單的影響。
6． 前製程延誤的累積
7． 員工工作情緒低落，缺勤或流動率高
（4） 跟蹤生產進度的表單：有：生產日報表，生產進度差異分析表，生產進度控製表，生產異常處理表，生產線進度跟蹤表。
5.交期延誤：
如是工廠原因，要通知客戶，取得同意後方可出貨。如不同意，一是協商，我們可承擔部分費用將貨出去。二就只好取消訂單了。
6.我們再提一下有關訂單的更改問題：
客戶對已下的訂單因市場變化會有更改，有數量上的，（或增加，或減少）。有包裝上的。（彩印，或白合）。有交期的變更。
（或提前，或推遲）。接到客戶要求變更，首先要看改什麼？能否接收？如我們的貨已生產的差不多了，已收尾，就不可能再更改了。如還沒按排，問題不大。如已按排了部份，要進行協商。比如數量要減，我們已按原數量采購了材料，通用的問題不大。
但如是專用的，客戶要承擔部份費用。對交期：如要提前，我們要根據實際情況說。如要推遲，時間短，問題不大，但如要延遲很長，那倉儲費，損耗費要承擔。
貨物運輸的跟單流程：
1． 海運出口貨物的跟單流程： 視貿易條件的不同而不同，FOB成交，出口方不要租船訂倉。CNF=CFR 出口方不要辦保險。CIF出
口方要租船訂倉還要辦保險。我們出口都希望用CIF成交。
（1） 報驗：收到LC 或貨款，審核無誤後，貨也備好，向商檢機構申報。
（2） 租船訂倉：與船公司或貨代聯系。
（3） 辦保險：CIF價，我們要投保
（4） 貨物集港：出口單位要在船公司通知的時間內將貨物發運到港區內的指定貨場或倉庫。
（5） 報關：貨物集港後，我們應在裝船前24小時向海關辦理申報手續。
（6） 裝船：憑蓋有海關放行章的裝貨單，貨物可裝船。
（7） 發裝船通知：貨物裝船後，即向收貨人發裝船通知。內容包括：LC或SC號，品名，數量，金額，船名，開航日期等。
（8） 支付運費：
（9） 退關：已完成報關手續放行的貨物，因特別情況，如無艙位，貨短少。不能裝船，要向海關申報退回，退關貨物應在運輸工
具結關之前或自退運之日起三天內辦理手續。
2． 海運進口貨物的跟單流程：
也視貿易條件不同而有不同。CIF CFR條件進口，由出口方租船訂艙。我們進口貨物大都按FOB貿易條件進口。我們自已安排船。跟單程序如下：
（1） 租船訂艙：
（2） 發派船通知：船位訂下後，將船名，船期通知出口方，使其按期備好貨，裝船。
（3） 辦保險：我們收到國外賣方裝船通知後，即向保險公司辦理投保。
（4） 匯集單證：各種進口單證是辦理進口報關，報驗，接交等不可缺少的憑證。
（5） 辦理商品登記：凡法檢商品貨到後，我們要憑進口貨物通知單向口岸商檢機構登記。而後海關才受理報關。
（6） 報關：所有進出口貨物都需向海關申報。貨物在經海關查驗與申報內容一致才可放行。
（7） 監卸和交接：船到港卸貨前一般有理貨公司理貨。他代表船方將進口貨物按提單，標記，嘜頭清點件數，驗看包裝後撥交給
進口方。（核對標記對否？是不是應接的貨。對破損的貨物內外包裝要有記錄，作現場拍照。查清損失的具體數量，查明殘缺的
原因和責任人，索要證明以進行索賠。
3． 集裝箱運輸貨物的跟單流程：
出口跟單流程：
（1） 訂艙（訂箱）。按貨的體積訂箱。
20』：29 – 30 17.5t
40』：58 –61 22.5t
40』H 68-71 27.5t
(2) 接受託運,發送空箱
（3） 整箱貨的裝箱與交貨：裝箱前（不得晚於裝箱前24小時）向海關辦理報關。
（4） 拼箱貨的裝箱與交貨：貨送貨運站。該站人員清點接收。
（5） 貨物進港：在船吊裝前24小時截止貨進港。
（6） 換取提單：貨進場的收據是換取提單的憑證。
（7） 裝船：
（8） 寄送資料：
進口：
（1） 寄送資料 起運港的船公司在貨船到港前（近洋24小時，遠洋7天）用傳真或郵寄向卸貨港提供提單副本，艙單，裝箱單等貨
物清單。
（2） 分發單證：船公司或其代理應及時地將起運港寄來的有關貨運單據分別送給有關的進口貨代或收貨人。以使貨到港前做好准
備。
（3） 發到貨通知：船公司預告到港日，船到港後發正式到貨通知。
（4） 換取提貨單：收貨人持正本提單向船公司換取提貨單。
（5） 卸船提貨：辦理進口報關。
（6） 提貨時發現鉛封損壞，或箱子破損，要與貨運站共同簽認，以便向船公司索賠。
2、外貿跟單有哪些技巧流程？
外貿跟單流程：
一．接單：接單也即合同的簽定，訂單的取得。合同的書面形式並不限於某種特定的格式。任何載明雙方當事人名稱，標的物的質量，數量，價格，交貨和支付等交易條件的書面文件，包括買賣雙方為達成交易而交換的信件，電報或電傳，都足以構成書面合同。
1．下單方式：客戶下單的方式有：通過電話，Fax, Email或書面合同等方式。
2．接單的途徑：交易會，出訪，出國參展，邀請客戶來訪，利用我們的網站，等等。
3．接單的形式：在出口貿易中，跟單員接的單沒有特定的限制，最常見的是：
（1） 合同：（CONTRACT）合同有銷貨合同（SALES CONTRACT）和購貨合同（PURCHASE CONTRACT）。前者由賣方草擬，後者由買方草擬。
（2） 確認書；（CONFIRMATION）它比合同要簡化些。對異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。它也有銷貨確認書（SALES CONFIRMATION）和購貨確認書（PURCHASE CONFIRMATION）。這種格式的合同一般適用於成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產等。而合同用的比較正規。機器設備，大棕貿易的進出口。
還有協議書，意向書，訂單和委託訂單等。要提的是，客戶從國外直接發來的訂單或委託訂單，我們收到後要回復，不能置之不理，否則算默認。
4．接單的程序： 接單的程序可分為詢盤，發盤，還盤和接受四個環節。
（1） 詢盤：（INQUIRY）又叫詢價。
（2）發盤：（OFFER）又叫發價。是買方或賣方向對方提出各項交易條件，並願意按照這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。在實際業務中，發盤通常是一方在收到對方的詢盤後作出的。
（3） 還盤：（COUNTER-OFFER）又叫還價。
（4）接受（ACCEPTANCE）買方或賣方同意對方在發盤中提出的各項交易條件，並願意按這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。
二．審單：即審核合同
1．審單內容： 確認產品名稱，規格，質量，數量，單價，價格條款，總額，付款方式，包裝要求，交貨期，交貨方式。
2．審單方法：
（1）產品名稱，規格： 審查時產品代碼是不是自身的產品？與我們的產品資料能否對上號？有很多公司和企業產品名稱的代碼同時也代表了規格。
（2）質量：也稱品質。是貨物的外觀形態和內在質量的綜合。在國際貨物買賣中，貨物的品質不僅是主要交易條件，也是我們跟單員進行審單的首要條件。
（3） 數量： 應審查貨物的數量是否可以及時備妥，其計量單位，重量以及約數有何規定。約數：如合同數量前加「約」，可使交貨數量有適當的機動。國際上對約字的含義解釋不一。有的認為是2。5%，有的認為是5%。按《跟單信用證統一慣例》，信用證上如規定約字，應允許有不超過10%的增減幅度。
（4）單價，總額的審查：
1、客戶下單有的會將單價標出，我們要對照我們的報價表審查是否對？總額有沒有加錯？ 新客戶下單，要查看我們給他的報價。
2、通常我們以美元為結算貨幣，但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國際上流通的硬貨幣。（英鎊，港幣，歐元）
（5）價格條款的審查： 出口貨物的單價條款，也稱價格術語，常用的有：
FOB 船上交貨價（指裝運港的價格條件）， C&F （Freight or Carriage Paid to…..）運費付至指定目地的交貨， CIF 成本+保險費+運費（指目的港）價格。常用的FOB CFR CIF幾種價格的換算及公式介紹如下：
（1） FOB價格換算為其它價：
CFR價 = FOB價 + 運費
FOB價 +運費
CIF價 = --------------------------------
1 - 保險費率 X 投保加成
（2） CFR價格換算為其它價：
FOB價 = CFR價 – 運費
CFR價
CIF價 = ---------------------------------
1 – 保險費率 X 投保加成
（3） CIF價格換算為其它價：
FOB價 = CIF價 X （1 – 投保加成 X 保險費率） - 運費
CFR價 = CIF價 X （ 1 – 投保加成 X 保險費率）
（6）付款方式審查：
1. 付款方式是否能接受？LC ，付定金，等等。
2. 支付的貨幣能否接受？
（7）包裝要求的審查：
1． 工廠的產品本身有自已的包裝，展示給客戶能否接受？
2． 客戶提供的包裝（彩印，尺寸）我們能否做？
3． 客戶提供的包裝資料是否齊全？（內包裝，外包裝，標簽，說明書）
內包裝：普合，白合，彩合，吸塑
外包裝：紙箱，木箱，桶裝，編織袋。最主要是嘜頭印刷。
（8）交貨期的審查：跟單員應審查交貨期是否合理，公司是否能及時籌備到貨物，並裝船送達。交貨期一般應規定一個期限，而不是某個具體日期。期限有長有短。可以是2周，3周，或一個月，二個月，一個季度或更長。
（9）交貨方式的審查： 運輸主要有海運，陸運，空運，郵寄等等。
註：如運費由客戶支付，客戶決定交貨方式。如我們付費，盡量用海運。如報的價是連同海運價，而客戶要求空運（趕銷售），我們可要求客戶承擔多出部分的費用。
關於樣品： 要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步。
1． 寄目錄，樣本：
2． 准備樣品。
（1） 工廠現有的款式
（2） 新款
（3） 客戶來樣。
要領：無論老品，新品，還是客戶來樣，樣品都要寄給客人進行確認。特別是新品可能要反復修改幾次。跟單員一定要保存好最終的確認樣品，以免客人在下單時找不到確認樣。在國際貿易中，憑樣品成交的比重很大。作為
跟單員，我們要做到：
A： 有完整的產品資料，主動進行宣傳。
B： 新品的成本，價格要進行核算。
C： 新品的製作要留有實樣。
D： 客戶的來樣要保存好原樣。
三．形式發票：PROFORMA INVOICE
買方為了向其本國當局申請進口許可證或核批外匯，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱，規格，價格等條件開立的一份參考性發票。這種發票在成交後不能代替正式發票使用，對雙方都無最終約束力。為了區別於正式發票，它必須明顯表明「形式發票」字樣。形式發票上一般要顯示訂單的相關信息。（收貨人，合同號，形式發票號，開出日期）。 產品信息 （品名，數量，價格，交貨期）。合同條款（價格條款，付款方法）。此外，提供我們的銀行資料以便客戶開證或匯款。
注意幾點：
1 .單價條款要明確 （FOB, CFR, CIF）
2 .交期要明確
3 .付款條件要明確 （LC, TT）
四．出口貨物跟單的基本程序：出口貨物跟單是跟單員對履行合同的跟進。它以貨，證，船，款為中心，包括備貨，催證，改證，租船訂倉，(報關，報驗，裝船)，制單，結匯等環節。我們將這些程序概括為：
(1).籌備貨物：按訂單及信用證的要求，按時，按質，按量地備好貨物。
(2).催審單證：大多數的支付方式是L/C。對安全收匯有保障，因它是銀行信用。只要所裝運貨物與信用證條款一致，銀行保證付款。跟單員應對以L/C為支付方式的合同進行催證，審核和修改的跟蹤工作。
催證：貨物快完成時，要催證。
審證：審證是銀行和公司的共同職責，但在范圍和內容上有所不同。銀行從政策面上審，如開證的國家有無貿易往來，開證行的資信等等。公司則審開證人和受益人是否正確，L/C的貨物和金額與合同是否相同，裝期，特別條款等。
改證：審證後發現問題是常事。包裝上，總金額，效期，包括拼寫錯誤。要求對方修改，一份L/C，可能有幾處問題，我們要一一指出，一次性修改。
(3).訂倉裝船：貨物備妥，L/C沒問題後，我們就要進入到出貨裝櫃，租船訂倉和裝船的階段。按CFR 和CIF成交的，我們負責租船訂倉和裝船的手續。
首先： 出貨裝櫃：（P。28）跟單員在出貨前三四天就要聯系出貨裝櫃事。這當中要做的工作有貨櫃選擇，製作裝箱單，跟蹤裝櫃等。
A． 貨櫃選擇：（P。29）根據貨物的不同而選擇不同的貨櫃。常用的有：20』 29 – 30立方/17.5噸 40』 58 – 61 立方/22.5噸 40』H 68 –71立方/27.5噸
B．製作裝箱單：（P。30）裝箱單著重表現貨物的包裝情況。應包括出貨的品名規格，數量，箱數，毛凈重，包裝尺碼，總體積，箱號，嘜頭等。
C．跟蹤裝櫃：（P。31）出貨前一天通知有關人員並確定出貨數量的准確性。協助生產部門安排好人員裝櫃。貨櫃到廠後，跟單員要監裝，指導貨物的擺放。如一個櫃內有幾種貨，每一規格的產品要留一二箱放於貨櫃尾部用於海關查貨用。
(4).制單結匯：是出口貨物跟單的最後一個環節。
A.制單：貨物裝船後，跟單員要及時按L/C，合同或其它單據的內容製作各種單據。要在L/C的有效期內將單據送交銀行。出口單據主要有：匯票，發票，海關發票，提單，裝箱單，產地證，商檢證，保險單等。
B.結匯:如按L/C的規定製作了單據，並及時送交了銀行，我們就可及時收到貨款了。單據要求：正確，完整，及時，簡明，整潔。
五．進口貨物跟單的基本程序：
（1） 就是跟進進口合同的履行。其程序為：租船訂倉，申請開證，催交裝運，辦理保險，商檢報關及接貨驗收等。
一．采購跟單的基本要求：適當的交貨時間，適當的交貨質量，適當的交貨地點，適當的交貨數量及適當的交貨價格。（適時，適質，適地，適量，適價）
二．物料采購跟單的原因： 以下原因造成我們要對物料進行跟催：
1、供應商方面的原因：由於供應商方面的原因造成交貨不及時，而使我們必須跟單的原因有：超過產能的接單和超過技術水準的接單。製程管理不良，質量管理不充分而造成不良品的增多。來自低工資的員工工作效率低，完不成等原因。
2、企業方面的原因：供應商的選定有誤，對他的產能和技術調查不足。所要求的品質沒說清楚。價格的決定很勉強。進度的掌握和督促不力。下訂單到過遠的地方。
3、 溝通方面的原因：信息交換不及時。
三.物料采購跟單流程：
1、 製作訂購單: 跟單員接到所需部門的請購單，要製成訂購單傳給供應商。制訂購單時注意：審查請購單。熟悉訂購的物料，價格確認，確認質量標准。確認物料需求量，制定訂單說明書，發出訂購單。（製作采購單P。26），將要采購的物料名稱，規格型號，數量，價格。交期等要求表達清楚。采購單經審核無誤後發給供應商，並要求供應商簽字回傳。
2、訂單跟蹤：對長期合作的，信譽好的供應商可以不進行跟蹤。跟蹤加工工藝，跟蹤原材料，跟蹤加工過程，跟蹤組裝總測，跟蹤包裝入庫。
3、物料檢驗：確定檢驗日期，通知檢驗人員，進行物料檢驗，處理檢驗問題。
4、物料進倉：協調送貨，協調接受，通知送貨，物料入庫，處理接受問題。
四．物料采購跟單的方法策略：催單的目的是使供應商在必要的時候送達所采購的物料，使企業的經營成本降低。
1． 催單的方法：
（1）按訂單跟催。按訂單預定的進料日期提前一定時間進行跟催。
（2）定期跟催。於每周固定時間，將要跟催的訂單整理好，列印成報表定期統一跟催。
生產過程跟單主要是了解企業的生產進度能否滿足定單的交貨期，產品是否按訂單生產，因此跟單員要深入企業的生產車間查驗產品的質量與生產進度，發現問題要及時處理。因為生產過程跟單的基本要求是使企業能按訂單即時交貨及按訂單約定的質量交貨。所以我們要深入到生產線，查看進度，查看質量。
一．生產過程跟單的基本要求：
1、按時交貨：要使生產進度與訂單交貨期相吻合，做到不提前也不推遲。
2、按質交貨：生產出來的產品符合訂單的質量要求。
二．生產過程跟單的流程：
1、下達生產通知書。跟單員接到客戶訂單後，應將其轉化為生產通知單。通知單要明確客戶所訂產品的名稱，規格型號，數量，包裝要求，交貨期等。
2、分析生產能力。 生產通知單下達後，要分析企業的生產能力。能否按期，按質地交貨。如不能應採取什麼措施？要不要外包？
3、制定生產計劃： 生產計劃的制定及實施關系著生產管理及交貨的成敗。跟單員要協助生管人員將訂單及時轉化為生產通知單。
4、跟蹤生產進度
（1） 生產進度控制流程：
（2） 生產進度控製作業程序
（3） 生產進度控制重點： 實際進度與計劃進度發生差異，要找原因。
（4） 跟蹤生產進度的表單：生產日報表，生產進度差異分析表，生產進度控製表，生產異常處理表，生產線進度跟蹤表。
5.交期延誤：如是工廠原因，要通知客戶，取得同意後方可出貨。如不同意，一是協商，我們可承擔部分費用將貨出去。二就只好取消訂單了。
6.我們再提一下有關訂單的更改問題：客戶對已下的訂單因市場變化會有更改，有數量上的，（或增加，或減少）。有包裝上的。（彩印，或白合）。有交期的變更。（或提前，或推遲）。接到客戶要求變更，首先要看改什麼？能否接收？如我們的貨已生產的差不多了，已收尾，就不可能再更改了。如還沒按排，問題不大。如已按排了部份，要進行協商。比如數量要減，我們已按原數量采購了材料，通用的
3、外貿跟單實務問題
1
4、外貿跟單流程？
外貿跟單流程
跟單員對出口貨物的跟單工作主要有：
(1) 接單
(2) 跟進生產
(3) 催審單證
(4) 出貨跟蹤
(5) 制單結匯
3．接單的形式：在出口貿易中，最常見的是：
（1） 合同：（CONTRACT）合同有銷貨合同（SALES CONTRACT）和購貨合同（PURCHASE CONTRACT）。前者由賣方草擬，後者由買方草擬。
（2） 確認書；（CONFIRMATION）它比合同要簡化些。對異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。它也有銷貨確認書（SALES CONFIRMATION）和購貨確認書（PURCHASE CONFIRMATION）。這種格式的合同一般適用於成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產等。
而合同用的比較正規。機器設備，大棕貿易的進出口。
還有協議書，意向書，訂單和委託訂單等。
要提的是，客戶從國外直接發來的訂單或委託訂單，我們收到後要回復，不能置之不理，否則算默認。
4．接單的程序： 詢盤，發盤，還盤，接受等環節。
（1） 詢盤：（INQUIRY）又叫詢價。
（2）發盤：（OFFER）又叫報價。是賣方向買方提出各項交易條件，並願意按照這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。在實際業務中，發盤通常是一方在收到對方的詢盤後作出的。
（3） 還盤：（COUNTER-OFFER）又叫還價。
（4）拒絕還盤 (Decline counter-offer)
（5）接受（ACCEPTANCE）買方或賣方同意對方在發盤中提出的各項交易條件，並願意按這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。
二．審單：即審核合同
1．審單內容：
產品名稱、規格
質量
數量
單價、總額
價格條款
付款方式
包裝要求
交貨期
交貨方式。
2．審單方法：
（1）產品名稱，規格： 審查時產品代碼/型號是不是自身的產品？與我們的產品資料能否對上號？有很多公司和企業產品名稱的代碼/型號同時也代表了規格。
（2）質量：也稱品質。是貨物的外觀形態和內在質量的綜合。
（3） 數量： 應審查貨物的數量是否可以及時備妥，其計量單位，重量以及約數有何規定。約數：如合同數量前加「約」，可使交貨數量有適當的機動。國際上對約字的含義解釋不一。有的認為是2。5%，有的認為是5%。按《跟單信用證統一慣例》，信用證上如規定約字，應允許有不超過10%的增減幅度。
（4）單價，總額的審查：
1、客戶下單有的會將單價標出，我們要對照我們的報價表審查是否對？總額有沒有加錯？
2、通常我們以美元為結算貨幣，但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國際上流通的硬貨幣。（英鎊，港幣，歐元）
（5）價格條款的審查： 出口貨物的單價條款，也稱價格術語，常用的有：
FOB （free on board, …named port of shipment）船上交貨價（指定裝運港的價格條件）
CIF (cost, insurance and freight, …named port of destination) 成本+保險費+運費（指定目的港）價格。
FCA (free carrier) （用於空運）by air
（6）付款方式審查：
1. 付款方式是否能接受？LC ，付定金，等等。
2. 支付的貨幣能否接受？
（7）包裝要求的審查：
1． 工廠的產品本身有自已的包裝，展示給客戶能否接受？
2． 客戶提供的包裝（彩印，尺寸）我們能否做？
3． 客戶提供的包裝資料是否齊全？（內包裝，外包裝，標簽 hangtag, price tag ，說明書, 嘜頭 shipping mark）
（8）交貨期的審查：跟單員應審查交貨期是否合理，公司是否能及時籌備到貨物，並裝船送達。
（9）交貨方式的審查： 運輸主要有海運，陸運，空運，郵寄等等。
註：如運費由客戶支付，客戶決定交貨方式。如我們付費，盡量用海運。如報的價是連同海運價，而客戶要求空運（趕銷售），我們可要求客戶承擔多出部分的費用。
關於樣品： 要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步。
1． 寄目錄，樣本：
2． 准備樣品。
（1） 工廠現有的款式
（2） 新款
（3） 客戶來樣。
要領：無論老品，新品，還是客戶來樣，樣品都要寄給客人進行確認。特別是新品可能要反復修改幾次。跟單員一定要保存好最終的確認樣品，以免客人在下單時找不到確認樣。在國際貿易中，憑樣品成交的比重很大。
作為跟單員，我們要做到：
A： 有完整的產品資料，主動進行宣傳。
B： 新品的成本，價格要進行核算。
C： 新品的製作要留有實樣。
D： 客戶的來樣要保存好原樣。
形式發票：PROFORMA INVOICE
買方為了向其本國當局申請進口許可證或核批外匯，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱，規格，價格等條件開立的一份參考性發票。這種發票在成交後不能代替正式發票使用，對雙方都無最終約束力。
為了區別於正式發票，它必須明顯表明「形式發票」字樣。形式發票上一般要顯示訂單的相關信息。（收貨人，合同號，形式發票號，開出日期）。 產品信息 （品名，數量，價格，交貨期）。合同條款（價格條款，付款方法）。此外，提供銀行資料以便客戶開證或匯款。
• 簽訂合同後跟單的主要程序：
• 以貨，證，船，款為中心，包括：備貨，催證，改證，租船訂倉，(報關，報驗，裝船)，制單，結匯等環節。我們將這些程序概括為：
• 備貨及生產跟單
• 催審單證
• 訂倉裝船
• 制單結匯
二、生產跟單
• 產前批辦：准備顏色辦，輔料樣辦，包裝樣辦，產前樣辦等給客人批，OK後開始生產大貨
2. 生產進度跟蹤（進度跟蹤表，訂單號，交貨日期，生產進度，問題解決）
3. 安排QC驗貨 （中期驗貨，走貨前驗貨）
4. 准備出貨
三、催審單證：大多數的支付方式是L/C。對安全收匯有保障，因它是銀行信用。只要所裝運貨物與信用證條款一致，銀行保證付款。跟單員應對以L/C為支付方式的合同進行催證，審核和修改的跟蹤工作。
催證：貨物快完成時，要催證。
審證：審開證人和受益人是否正確，L/C的貨物和金額與合同是否相同，裝期，特別條款等。
改證：審證後發現問題如包裝上，總金額，有效期，拼寫錯誤等，必須要求對方修改，一份L/C，可能有幾處問題，我們要一一指出，一次性修改。
四、訂倉裝船：貨物備妥，L/C沒問題後，我們就要進入到出貨裝櫃，租船訂倉和裝船的階段。
按CIF成交的，我們負責租船訂倉和裝船的手續。
首先： 出貨裝櫃：跟單員在出貨前三四天就要聯系出貨裝櫃事。這當中要做的工作有貨櫃選擇，製作裝箱單，跟蹤裝櫃等。
A． 貨櫃選擇：根據貨物的不同而選擇不同的貨櫃。常用的有：20』 (29 – 30立方/17.5噸) 40』 ( 58 – 61 立方/22.5噸), 40』H (68 –71立方/27.5噸)
B．製作裝箱單：裝箱單應包括出貨的品名規格，數量，箱數，毛凈重，包裝尺碼，總體積，箱號，嘜頭等。
C．跟蹤裝櫃：出貨前一天通知有關人員並確定出貨數量的准確性。協助生產部門安排好人員裝櫃。貨櫃到廠後，跟單員要監裝，指導貨物的擺放。如一個櫃內有幾種貨，每一規格的產品要留一二箱放於貨櫃尾部用於海關查貨用。
按FOB成交的，只要將貨物送到指定裝貨港即
五、制單結匯：是出口貨物跟單的最後一個環節。
A.制單：貨物裝船後，跟單員要及時按L/C，合同或其它單據的內容製作各種單據。要在L/C的有效期內將單據送交銀行。出口單據主要有：匯票，發票，海關發票，提單，裝箱單，產地證，商檢證，保險單等。
B.結匯:如按L/C的規定製作了單據，並及時送交了銀行，我們就可及時收到貨款了。單據要求：正確，完整，及時，簡明，整潔。
生產企業跟單（工廠跟單）
生產過程跟單的流程：
1、下達生產通知書。跟單員接到客戶訂單後，應將其轉化為生產通知單。通知單要明確客戶所訂產品的名稱，規格型號，數量，包裝要求，交貨期等。
2、分析生產能力。 生產通知單下達後，要分析企業的生產能力。能否按期，按質地交貨。如不能應採取什麼措施？要不要外包？
3、制定生產計劃。
4、跟蹤生產進度
跟蹤生產進度的表單：生產日報表，生產進度控製表，生產異常處理表，生產線進度跟蹤表。
5.交期延誤：如是工廠原因，要通知客戶，取得同意後方可出貨。如不同意，一是協商，我們可承擔部分費用將貨出去。二就只好取消訂單了。
6. 有關訂單的更改問題：客戶對已下的訂單因市場變化會有更改，有數量上的（或增加，或減少），有包裝上的，有交期的變更（或提前，或推遲）。接到客戶要求變更，首先要看改什麼？能否接收？如我們的貨已生產的差不多了，已收尾，就不可能再更改了。如還沒按排，問題不大。如已按排了部份，要進行協商。比如數量要減，我們已按原數量采購了材料，如果是通用的，問題不大。但如是專用的，客戶要承擔部份費用。對交期：如要提前，我們要根據實際情況說。如要推遲，時間短，問題不大，但如要延遲很長，那倉儲費，損耗費要承擔。
1．客戶詢盤：
一般在客戶下訂Purchase Order之前，都會有相關的Order Inquiry給業務部，做一些細節上的了解。
2．報價：
業務部及時回復客人查詢，確定貨物品名、型號、數量、交貨期、付款方式、包裝規格、港口（空運機場）及櫃型等，等和客戶確定業務時， Proforma Invoice or sales contract or offer sheet 給客戶做正式報價。
3．得到訂單：
經過洽談，收到客戶正式的訂單 Purchase Order or sales contract。
4．下生產單：
得到客人的訂單確認後，給工廠下訂單(工廠自己安排生產計劃)，安排生產計劃。
5．業務審批：
業務部收到訂單後，首先做出業務審核表。按「出口合同審核表」的項目如實填寫，盡可能將各種預計費用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件，與工廠的收購合同。審核表要由業務員簽名，部門經理審批，再交管理部人員審核後才能執行。如金額較大的，或有預付款和傭金等條款的，要經公司總經理審批才行。合同審批之後製成工作任務單，交給部門跟單員跟進。
6．下達生產通知：
業務部在確定交貨期後，滿足下列情況可下達生產通知, 通知工廠按時生產：
6.1：如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個月確認L/C已經收到，收到L/C後需業務員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應立即請客人修改L/C。
6.2：如果是T/T付款的客戶，要確認定金已經到賬。
6.3：如果是遠期L/C, D/A等條款收匯方式的客戶(不推薦運用這種方式)，需經總經理確認批准。
7．驗貨：
7.1：在交貨期前一周，要通知公司驗貨員驗貨(部門跟單員跟進)。
7.2：如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的，要在交貨期一周前，約客戶查貨並將查貨日期告知外貿部。
7.3：如果客人指定由第三方驗貨公司或公證行等驗貨的，要在交貨期兩周前與驗貨公司聯系，預約驗貨時間，確保在交貨期前安排好時間。確定後將驗貨時間通知工廠。
8．備制基本文件單證:
在收到客戶正式的訂單時，應製作出口合同, 出口商業發票,裝箱單，出口貨物托運單,核銷單, 報關單, 報關委託書, 報驗委託書(工廠的外貿人員還需要准備: 商檢換證憑單,紙箱檢驗單) 等文件.（應由單證員製作，交給業務跟單員跟進）。
9．商檢：
如果是國家法定商檢產品，在給工廠下訂單時要說明商檢要求，並提供出口合同，發票, 裝箱單等商檢所需資料。而且要告訴工廠產品的出口口岸，便於工廠辦理商檢。應在發貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。
10．租船訂倉：
10.1．如果跟客人簽定的合同是FOB CHINA條款，通常客人會指定運輸代理公司或船公司。應盡早與貨代聯系，告知發貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況，確認工廠的交貨能否早於開船期至少一周以前，以及船期能否達到客人要求的交貨期。應在交貨期7天之前向貨運公司發出書面定倉通知，通常在開船5天前可拿到進倉單。
10.2．如果是由賣方支付運費，應盡早向貨運公司或船公司咨詢船期，運價，開船口岸等。經比較，選擇價格優惠，信譽好，到港時間准時,船期時間合適的船公司，並告訴業務員通知客人。如客人不同意時要另選客人認可的船公司。開船前一周書面定倉，程序同上。
10.3．如果貨物不夠一個小櫃，需走散貨時，向貨代公司定散貨倉位。拿到進倉單時，還要了解截關時間，入倉報關要求，等內容。
10.4．向運輸公司定倉時，一定要傳真書面出口貨物托運單，註明所定船期，櫃型及數量，目的港等內容，以避免差錯.
11．安排拖櫃：
(千萬記住裝櫃前要檢查集裝箱櫃里是否有破舊,破損,破裂的地方)
11.1．貨物做好並驗貨通過後，委託拖車公司提櫃，裝櫃。拖車公司應選擇安全可
靠，價格合理的公司簽定協議長期合作，以確保安全及准時。要給拖車公司傳真以下資料：定倉確認書/裝櫃圖紙，船公司，定倉號，拖櫃委託書，註明裝櫃時間，櫃型及數量，裝櫃地址，報關行，及裝船口岸等。如果有驗貨公司監裝櫃，要專門聲明，不能晚到。並要求回傳一份裝櫃資料，列明櫃號、車牌號、司機及聯系電話等.
11.2．傳真一份裝車資料給工廠，列明上櫃時間、櫃型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機聯系電話。
11.3．要求工廠在貨櫃離開工廠後盡快傳真一份裝貨通知給業務部，列明貨櫃離廠時間、實際裝貨數量等，並記下裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。要求工廠裝櫃後一定要記住封緊鎖上.
12．委託報關：
在拖櫃前要將報關所需資料交給合作報關行，委託出口報關及做商檢通關換單。通常要給報關留出兩天時間（船截關前）。委託報關時，應提供一份裝櫃資料，內容包括所裝貨物及數量，口岸，船公司，定倉號，櫃號，船開截關時間，拖車公司，櫃型及數量，本公司的聯系人和電話地址等。
13．獲得運輸文件：
13.1．最遲在開船後兩天內，要將提單補充內容(如果需要修改的話)傳真給船運公司或貨運代理。提單補充內容要按照L/C或客人的要求來做，並給出正確的貨物數量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等。
13.2．督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單。仔細核對樣本無誤後，向船公司書面確認提單內容。如果提單需客人確認的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認後再要求船公司出正本。
13.3．及時支付運雜費，付款後通知船公司及時取得提單等運輸文件。支付運費應做登記。13.4. 如果客戶是做FOB條款的, 應該及時通知客戶保險,並將提單副本傳真給他.
14．准備其他文件
14.1．商業發票：L/C 要求提供的文件中，對商業發票要求最嚴格。發票的日期要確定在開證日之後，交貨期之前。發票中的貨物描述要與L/C上的完全相同，小寫和大寫金額都要正確無誤。L/C上對發票的條款應顯示出來，要顯示嘜頭。如果發票需辦理對方大使館認證，一般要提前20天辦理。
14.2．FORM A原產地證書：FORM A 原產地證要在發貨之前到當地商品檢驗局申辦。需注意的是運輸日期要在L/C 的交貨期和開船日之前，在發票日期之後。未能在發貨之前辦理的，要辦理後發證書，需提供報關單，提單等文件。經香港轉運的貨物，FORM A證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明未在港對貨物進行再加工。
14.3．一般原產地證：一般原產地證可在中國貿易促進會辦理，要求低一些。可在發貨之後不太長的時間內補辦。如果原產地證書要辦理大使館加簽，也和發票一樣要提前20天辦理。
14.4．裝運通知：一般是要求在開船後幾天之內，要通知客人發貨的細節，包括船名，航班次，開船日，預計抵港日，貨物及數量，金額，包裝件數，嘜頭，目的港代理人等。有時L/C要求提供發送證明，如傳真報告書，發函底單等，注意按客人要求的時間內辦理。
14.5．裝箱單：裝箱單應清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內裝的數量，每箱的毛重，凈重，外箱尺寸。按外箱尺寸計算出來的總體積要與標明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號，以便於客人查找。裝箱單的重量，體積要與提單相符。
15． 交單：
15.1．採用L/C收匯的，應在規定的交單時間內，備齊全部單證，並嚴格審單，確保沒有錯誤，才交銀行議付。
15.2．採用30% deposit,T/T收匯的，在取得提單後馬上傳真提單給客人付70%餘款，確認收到餘款後再將提單正本及其他文件寄給客人。
15.3．如果100%T/T收匯的，要求收全款貨款才能做貨的，要等收款後再安排生產。拿到提單後可立即寄正本提單給客人。
16．業務登記：
每單出口業務在完成後要及時做登記，包括電腦登記及書面登記，便於以後查詢，統計等。
17．文件存檔：
所有的外貿單證、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。
18．單證員平時應注意收集海空運價,船期，航線，等信息，為業務員的報價提供幫助.
5、外貿跟單員具體的工作職責是什麼？
1、跟蹤每張單訂單的生產並將貨品順利的交給客戶，收回應收回的款項。
2、同新、舊客戶保持聯系增加溝通，了解客戶所需。
3、接收客戶的投訴信息，並將相關的信息傳遞到公司的相關部門。
4、掌握、了解市場信息，開發新的客源。
5、做好售後服務。
(5)外貿跟單實務項目三擴展資料：
外貿跟單員工作特點
外貿跟單員的工作幾乎涉及的企業的每一個環節，從銷售，生產，物料，財務，人事到總務都會有跟單員的身影出現。特點是：復雜的，全方位的。
1、責任大。外貿跟單員的工作是建立在訂單與客戶上的，因為訂單是企業的生命，客戶是企業的上帝，失去訂單與客戶將危及到企業的生存。做好訂單與客戶的工作責任重大。
2、溝通，協調：外貿跟單員工作涉及各部門。跟單員與客戶，與計劃部門，生產部門等許多部門的工作是一種溝通與協調。都是在完成訂單的前提下而進行的與人溝通的工作。溝通，協調能力特別重要。
3、 做好客戶的參謀：外貿跟單員掌握著大量的客戶資料，對他們的需求比較熟悉。同時也了解工廠的生產情況，因此對客戶的訂單可以提出意見，以利於客戶的訂貨。
4、工作節奏多變，快速：面對的客戶來自五湖四海，他們的工作方式，作息時間，工作節奏各不相同，因此，外貿跟單員的工作節奏應是多變的。另外，客戶的需求是多樣的。有時客戶的訂單是小批量的，但卻要及時出貨。這就要求外貿跟單員的工作效率是快速的。
5、工作是綜合性的：外貿跟單員工作涉及企業所有部門，由此決定了其工作的綜合性。對外執行的是銷售人員的職責。對內執行的是生產管理協調。所以跟單員必須熟悉進出口貿易的實務和工廠的生產運作流程。
外貿跟單員工作流程
1、製作合同：客戶下單以後，核對產品價錢是否與以前所做的訂單或之前確認的價錢是否一致，總金額是否正確，如正確，將資料輸入專家軟體里做合同給客戶確認，如是做T/T30%，並讓其安排打訂金，待定金到帳後，再下購貨合同給工廠進行生產，如果是做100%前T/T，則可直接安排生產。
無論是在做合同或購貨合同，一定要特別注意產品描述，數量，價格，總金額，付款方式，交貨期與工廠方面協調好，以免以後趕不交期。下購貨合同到工廠後，要求工廠負責人簽回，存檔留底，如可以，可同時要求工廠提前算出訂單體積以准備以後安排訂艙拼櫃事宜。
2、商檢：需要商檢的貨物在交貨期前一兩個星期就可以辦理商檢了。如果工廠安排商檢，則提供商檢資料給工廠，包括外銷合同，裝箱單，發票。大概兩三天後，工廠在向當地商檢局申請辦好商檢後，傳真換證憑條給你，留存以便日後安排。
換證憑條只顯示實際商品的第一項商品及總金額，有效期一般為三個月，實際金額可以小於換證憑條上的金額。但一張換證憑條只能用一次，不可重復使用。
3、辦理C/O或Form A：看所屬客戶是屬於哪一個國家或客戶的具體要求來辦理C/O或Form A。Form A是普惠制產地證書，目前給予我國普惠制待遇的國家共36個，可以享受減免關稅待遇。C/O是一般性原產地證書，只是證明貨物是產自中國的。
一般原產地證書在貿促會辦理，而普惠制的在商檢局辦理就可以了。在裝運期至少一個星期前辦理。不管你辦理的是一般產地證還是普惠制產地證，基本程序都是先在網上製作好資料（包括合同，發票，裝箱單等）後再發過去,待機器檢查合格後再由貿促會或者商檢局的人員再人工審單一次,合格後就可以去領取了。
4、驗貨訂艙：經常注意工廠訂單生產進度，在交貨期前十多天，詢問工廠是否可以按時交貨，如可以，准備向貨代訂艙同時安。
所具有的5種素質
1、良好的溝通能力，做好內、外部溝通；
2、英語口語較好，實現語言無障礙交流，掌握外貿英語函電及翻譯基本知識；
3、很強的應變能力，處理緊急、突發事件的方式方法及用語得當；
4、專業知識扎實，了解行業專業知識才能及時發現問題，要求工廠進行改善，掌握足夠量的專業術語，能鎮得住外行客戶和工廠供應商；
5、要細心，具有很強的服務意識。
參考資料：網路-外貿跟單員
6、外貿跟單員的主要工作內容是什麼？
跟單員的主要工作是在企業業務流程運作過程中，以客戶定單為依據，跟蹤產品（服務）運作流向並督促定單落實的專業人員，是各企業開展各項業務，特別是外貿業務的基礎性人才之一。
外貿跟單員的職責：跟單員的主要工作是在企業業務流程運作過程中，以客戶定單為依據，跟蹤產品（服務）運作流向並督促定單落實的專業人員，是各企 業開展各項業務，特別是外貿業務的基礎性人才之一。一名合格的跟單員需要掌握外銷、物流管理、生產管理、單證與報關等綜合知識。
外貿業務員的工作內容和職責：
1、及時安排好打樣。要按客戶的要求，書面詳細列出打樣單。打樣單上應嚴格明晰四大要素：貨號、原料、顏色搭配和做法。打樣單的格式應嚴格參照大 貨訂單格式，即貨號-顏色-數量應列出表格，而不能是其它的任何格式。打樣單應由外貿部經理簽字後，方能安排打樣，外貿部經理不在時，由外貿部經理指定的 人簽字。如涉及XX模、五金模具是否要開，應請示外貿部經理。如打樣需新購原料或輔料，應書面通知采購部購買。如采購過程中涉及最少起訂量的，應馬上匯報 外貿部經理，由外貿部經理決定如何處理。
樣品完成後，應仔細審核樣品，寄出前，必須拍照存入電腦檔案。如果是新客戶，樣品是否向客戶收費、收多少、快遞費是預付還是到付，需請示經理，由經理決定。總的原則是：如果是少量樣品，樣品免費，運費到付。如樣品數量較多，應考慮樣品收費，運費到付。
2、嚴格把握「核價單」，精確地報出美金銷售價格。一般情況下，核價單只要掌握兩種就可，一種是「一般貿易核價單」，一種是「進料加工核價 單」。核價單原則上是由計劃部提供的。業務員在向計劃部索取核價單時，應拿到Excel的電子格式，而不是紙張列印件。拿到計劃部提供的核價單後，業務員 應逐字逐行進行審核，檢查是否有任何可能的差錯。特別要有能力看出明顯的錯誤，如發現一個XX皮康紙的金額為5元，一個XX裡布的用量為1米，應立即通知 計劃部，要求計劃部立即改正錯誤。
當遇到計劃部未能及時提供核價單，客戶又要馬上提供報價時，業務員應立即動手，收集相應的核價單數據，自己製作出准確的核價單。
業務員一定要看清楚核價單中利潤和銷售利潤率的計算方法的公式是否正確。
利潤=美金賣價X匯率X0.96-成本
銷售利潤率=利潤÷（美金賣價X匯率）X100%
美金賣價確定後，原則上必須經外貿部經理審核後，方能對外報價。個別客戶提出傭金要求的，業務員必須把事情的來龍去脈向外貿部經理匯報清楚，由經理決定如何操作。
3、積極主動與客戶保持聯系，促使客戶及早下訂單。樣品寄給客戶之後，應在快遞網頁上查閱客戶是否已經收到樣品，確認客戶樣品收到後，應立即發信給客戶，非常客氣地詢問客戶對樣品的評價，詢問客戶是否有下訂單的可能。
4、業務員應始終牢固樹立「訂單就是命令」的企業理念。客戶下訂單後，業務員應在第一時間整理出中文訂單，並立即下發到有關部門。客戶下訂單 後，業務員應立即放下手頭其它並非萬分要緊的事情，全身心投入到對客戶訂單的分析，圍繞「貨號-原料-顏色搭配-做法」四個要素，與打樣時的最後確認樣核 對（必要時要再次與打樣間溝通），如有客戶交待不清的，應立即發電子郵件與客戶書面確認。客戶確認後，立即列印出中文訂單並下發。從收到客戶原始訂單到中 文訂單下發，整個過程的時間，能半小時解決的，堅決不能用1小時解決，能1小時解決的，堅決不能用2小時解決，以此類推。整個過程，最長不能超過48個小 時。如果期間業務員正好輪到休息，則無條件調休。如客戶原始訂單有交待不清，業務員發電子郵件後，客戶在上班時間的4個小時內沒有回復的，此時業務員應立 即做兩件事：第一，打電話給客戶，催促客戶盡快書面回復；第二，口頭匯報外貿部經理，講明情況，如外貿部經理提出新的建議的，立即按經理的要求去做。
中文訂單的發文放范圍應在訂單的最上面顯示清楚。顯示發放范圍的標准格式是「發：沈阿瑟（1）、張三（6）、李四（3）、王五（6）、錢六（5）、趙七（1）、李八（1），共23份。」
中文訂單中應絕對杜絕模糊語言，如「與上次一樣」、「與去年一樣」、「有關部門」等等。
在中文訂單的右下角，業務員應手工親筆簽下自己的姓名，而不能在電腦中列印出自己的姓名。手工親筆簽名，表明業務員已對訂單的內容已經徹底審核，已經沒有任何絲毫的差錯，也表明業務員已對此訂單已經完全承擔全部的責任。
當然，訂單最終確認的另一個重要的指標是客戶30%定金到賬，或信用證到手。如定金或信用證未到位，可下發訂單，讓計劃部先計算用料，但要書面通知采購部：「所有物料采購等通知」。
簡要的說,外貿業務員主要負責聯系客戶,簽訂合同。外貿跟單員主要負責合同的執行，主要包括（但不限於）備貨、租船訂艙、報驗、報關、制單結匯、收匯核銷、退稅等。
外貿業務員的工作挑戰性大，機遇也多，工作壓力大，前途遠大，對從業水平要求比較高，待遇比較好；外貿跟單員工作要求認真仔細，有責任感，專業水平好，但工作壓力相對較小，挑戰性也差，前途一般，待遇不會有大的發展，但是，外貿跟單員往往是業務員的基礎。...