一、外貿第一步：外貿經營權----四招開啟外貿之門
國家規定，只有具備進出口經營權的企業，才能直接經營進出口業務。沒有進出口權的企業則可以採用委託外貿公司代理出口等方式進行。
取得外貿通行證的第一招：企業可以向所在地的外經貿委申請進出口權。自己擁有進出口權當然很好，全套業務都可以自己進行，對外的合同等票據都以自己的名義出具，對企業形象和樹立品牌很有好處。自中國加入WTO以後，國家鼓勵企業申報進出口經營權，申辦的手續日益簡單開放。但對企業的規模、生產能力、人員配備等仍有相當的要求。取得進出口經營權的企業通常也需要接受相對嚴格的政府職能機構行政管理。
暫時達不到申請進出口條件要求，或因地區和行業的限制不便申辦的企業，還有第二招：代理出口。對眾多的民營小企業而言，通過外貿公司代理出口更為簡便可行。所謂代理出口，就是找一家外貿公司或有進出口權的公司合作。與外商的生意你自己去洽談，談定後，以外貿公司的名義與之簽訂合同。根據合同備貨妥當後，由外貿公司代理進行出口事宜，比如商品進出口檢驗檢疫、海關申報、外匯收支等。外商把美金貨款支付給外貿公司，外貿公司再按照約定的比例摺合成人民幣，扣除相應費用後支付給你。這樣一來，雖然實質上仍是你做外貿，但操作形式上就變成：你以普通內貿的方式把貨物賒銷給外貿公司，外貿公司自行出口後支付貨款。
代理出口的缺點是顯而易見的。首先是除了同樣的成本與費用外，還不得不承擔額外的出口代理費----這個費用常常會占總交易金額的1%---2%。其次你不得不把外商資料、交易價格等商業秘密提供給外貿公司。外商貨款直接支付給外貿公司也存在一定的風險----雖然外貿公司受國家嚴格管理，代理出口的外貿公司賴帳私吞的可能性很小，但佔用資金遲遲不轉帳給你的情形卻屢見不鮮，因為在外貿操作中根據資金轉帳的渠道和各個經辦銀行程序的不同，國外支付的款項抵達國內帳戶所需時間差別有時長達一個月，也不容易查詢進展，這就給不良的出口代理商佔用資金提供了借口與便利。畢竟代理出口的外貿公司良莠不齊，既有本分經營拿了代理費認真替你做事情的，也有千方百計挖牆腳、剋扣挪占貨款的。再者，通過代理出口，所有票據寫著別人的商號名字，對自己在國際市場上的品牌拓展多少有些局限與影響。
但不管怎麼說，代理出口的方式避開了出口許可權制，任何工廠都可以做外貿了。而且，只要慎重篩選出口代理，並且自己深入了解外貿操作流程，就能把風險降到最低。事實上，在目前的外貿行業中，工廠與外貿公司順利合作出口的情形尚屬多數。
同樣地，除了工廠以外，普通外貿公司甚至個人都可以通過代理出口的方式從事外貿。實務操作上與工廠無異，只多了一個普通國內進貨的環節以解決貨源而已。
對於個人做外貿還有第三招：掛靠。所謂「掛靠」就是與某個外貿公司達成協議，成為此外貿公司名義上的業務員或兼職的業務員。業務自己做，以外貿公司的名義對外簽合同、交貨、結算貨款，自己則按照約定的比例計提利潤。掛靠的方式多見於有一定的外貿經驗，有自己的進貨和銷售渠道的人。這所以選擇掛靠而不是自己去開公司，主要是藉助大型外貿公司的知名度和商業信用，以期在購銷過程中得到優惠便利，並節省辦公費用。在這種情況下，掛靠者甚至不需要到公司上班，在自己家中用一台電腦即可完成外貿交易----有時甚至是大宗交易。這種自由的SOHO（small-home office）方式頗受有經驗的外貿人的歡迎。不過，做外貿SOHO需要比較深厚的外貿知識技巧，有對進銷兩方面渠道較強的把控能力，因此並不推薦外貿新手去做。
如果交易金額不大，但又不能像網上小店那樣可以用「國際快遞+網上支付」方式簡易操作外貿的，還可以選擇個體工商戶外貿備案。自2004年新版《對外貿易法》出台以後，放開了對個體工商戶進行出口業務的限制，理論上個人也可以申請外貿經營權了。申請上也沒有資金限制，具體步驟是：
1．在工商局辦理個體工商戶注冊。
2．到外經貿委作個人外貿經營權登記。
3．到海關辦理「中國電子口岸」入網手續。
4．到外匯管理局辦理「對外付匯進出口單位名錄」或者出口收匯核銷備案登記手續。
5．在銀行開立個人對外貿易結算帳戶，辦理外匯收付。
個人申請外貿權雖然並不困難，但因為是個體工商戶身份，在經營中承擔無限責任，風險較大。加上個人的商業信用畢竟有限，即便取得了外貿權，實際操作中也很難運用各種基於商業信用和銀行信用的結算工具等，因此目前而言還只適合特定產品或小額交易。
有了自營進出口權、代理出口、掛靠、個體工商戶外貿備案四招，
外貿之門為虎添翼此敞開。
接下來的問題是，面對無限廣闊的全球市場，選擇什麼樣的經銷產品去闖天下呢？國際買家喜歡什麼樣的產品呢？
二、外貿第二步：選擇受歡迎的經銷產品
在經銷產品的選擇上， 我們首先要避免常見的三個誤區：
1．品質越高越好
絕對不是。記住你的買家也是商人，並不是最終消費者。商人關心的永遠是利潤。假如一個低品質的產品比它同類的高品質產品利潤空間大的話，國際批發商會更樂意選擇前者並努力去推銷它。畢竟質優價高是基本常例，高品質產品，利潤高、資金佔用量大，可市場相對較窄、訂量小。大部分的國際商人會根據他當地市場的接收程度在品質和價格間尋求短暫的平衡點。市場的構成則通常是金字塔成橄欖形的，在實際的外貿中，中等或中下等品質反倒是主流。對初入行者來說，資金不多，行情不熟，中間及大路貨反倒是比較易於上手的選擇。等發展到站穩根基尋求突破的階段，從競爭與搶占市場的角度再考慮高端產品不遲。
2．價格越低越有競爭力
同樣不是。一分價錢一分貨是商界永恆的真理，有經驗的國際買家不會忘記這一點。在與外國人談生意的時候，常常會聽到這樣的討價還價：「某某工廠的價格比你的低許多」----對這樣的表述不要太當真，更不要因此亂了陣腳而放血賤賣你的產品。假如價格越低就越有競爭力的話，客戶這時就該扭頭就走去與低價者簽約才是。除去技術革新的因素，同一時期同一產品的生產成本相差不會太大，不顧一切去壓縮成本的話，最容易的辦法就是偷工減料了。作為國際買家，很難知道生產商的成本底線，為防範風險，最常見的就是「去掉一個最高分，去掉一個最低分」，外於中間價位的競爭者往往更受買家重視。
3．關心產品是否屬於朝陽產業
很多新入行的外貿業務員會關心國家大事這個問題。而實際上，對新手而言，這個問題沒有多少意義。首先，隨著科技的進步，產業間的相互整合與轉化更為頻繁易行，一個傳統的產品，可能因為結構功效上的某些改進而脫胎換骨；一個新的產品， 也會迅速為後來者取代。市場與消費口味永遠在變化之中，朝陽還是沒落只在一線間，界限越來越模糊。此外，不管哪種產業，能叱吒風雲的永遠是少數行業大腕。即便是朝陽產業，因為前景好利潤高，競爭尤為激烈，外人難以插手分羹，更多是陪人玩游戲而已。而一些所謂的傳統產業，因為技術成熟，市場平穩，又需要革新進取，反倒比較易於吸納生力軍。新人入行，相對也有更多的機會去磨礪學習。
排除對高品質、超低價、新潮朝陽產業等的迷信，心態就平和了，對產品的選擇面也可以更廣了。那麼，如何選擇產品呢？
本身就是生產廠家的，自己已有的行業產品當然是首選。因為你了解工藝生產，有條件自己去調整產品控製成本，這是一個很大的競爭優勢。不過，把現有的產品直接出口多半不行，因為內銷和出口在品質、外觀、功用等方面常常會有差異，國內暢銷的商品，不一定符合國外消費者的習慣與喜好。因此，剛開始的時候不妨模仿。向同行業中有出口業務的工廠學習，刺探軍情，分析他們的產品，以了解其中差異。特別留意那些出口量大，客戶多次訂購的產品。一旦有機會，甚至不妨爭取與同行工廠合作，不掙錢也替他們分包一些生產任務，以求實際操作經驗。跟在別人後面模仿，通常不會有什麼利潤，但卻是穩妥的第一步。
如果你是受雇於一家外貿公司的新手業務員，那麼一般是受命推銷本公司的產品。這些產品要麼是公司下屬或兄弟工廠生產，要麼是公司穩定的合作廠家生產。這種情況下就沒什麼選擇餘地了，初始階段也沒有特意去改變的必要，因為公司既然有成熟的業務，就說明產品有市場，努力學習產品知識，積極推銷就是。
還有一種情況就是普通的貿易公司希望發展國外市場。這類情況比較復雜，有些已經有比較看好的產品和供應廠家，有些則完全是一張白紙：無產品、無客戶、無穩定供應商。這種情況下，就要認真考慮，尋找自身優勢，比如行業知識，所在地區的特產或優勢產品，人際關系等。一般的原則上是以貨源為考慮重心----畢竟你的角色是賣方。
有一種特例，就是個人從事外貿的。常見的情況，一是有比較可靠的貨源關系而希望做出口，這一類自然不存在產品選擇的問題；二是有海外關系或聯繫上的優勢的，如移民、留學生等。這一類人的特點是既不了解產品，也不了解外貿，更無現成的供貨方、客戶關系。那麼選擇面就很廣了，情況更加復雜。考慮到個人做生意的特點和局限，一般的選擇原則是傾向於日常消費品，體積小，耐儲藏，價格彈性大，品質標准比較模糊，不涉及進出口商品檢驗檢疫的商品，比如工藝品、以年輕消費者為目標的流行飾品、時裝箱包等，避免食品、農副產品、大宗紡織品、電器這類較專業，各國限制較多的類別。
經驗漫談
外貿產品的品質不是一成不變的。即使同一類產品，銷往不同國家，品質大不相同。外貿業務員要學會通過調整品質來調整成本，適應不同國家市場，從而取得價格上的競爭優勢。
不同的市場，對同類產品有各自的偏好。外貿業務員選擇經銷產品的時候應有的放矢。因此，了解一點世界地理知識、風俗習慣和歷史沿革，就能投其所好，少走彎路。
從消費習慣來看，可大致分為美加（美國和加拿大）市場、歐洲市場、日韓市場、東歐市場、中東市場、非洲市場這幾類。具體到每個客戶固然各有所好、風格不同，但一般說來日韓市場特別是日本市場，偏愛精緻優質的產品，高、精、尖、小巧美觀，喜好中國傳統文化，一些具有民族特色的產品常能得到理解與歡迎，也能接受高價格，但數量不會太大；美加與西、北、南歐等英語國家市場一般對品質要求適中，喜歡簡潔流暢，新奇多變的產品風格，價格適中，量比較大，是中國出口商喜愛的客戶。中東市場對品質要求不高，對產品的審美方面較為朴實甚至俗氣，價格也低，數量也比較大；非洲市場彈性最大，本土文化與前英語殖民地文化、前法語殖民地文化交織，口味復雜，奢侈品和品質極差的產品都能接受。
正因為外貿產品在品質、功效和外觀上的多變性，因此，選擇什麼樣的經銷產品，更多的考慮應從業務員對產品變化去做調整，能夠有效控製成本的產品。本身是工廠最好，否則至少也要有若干工廠願意配合。單純被動地去推銷現成產品是很難有發展前景的，不斷求變才是成功外貿的關鍵。從這個需求出發，找一家好的配合工廠，比選擇一個產品要重要得多。
目前很多民營中小型工廠都希望自己做外貿，因此無論條件成熟與否都紛紛招聘了新人來開辟國外市場。相對來說，工廠的生活條件和工作條件比不上大城市裡的外貿公司，但是對新人而言，實在是個好的學習機會。在工廠的時候學習掌握具體的生產工藝和成本核算，就能為獨立做外貿打下扎實的基礎。有沒有下過車間生產線，對於產品品質與價格的掌控能力是完全不同的，這一點在激烈的外貿競爭談判中常常凸現出來。
外行要學習做外貿，並不難，畢竟外貿也就是做生意，只不過多了一些手續罷了，關於外貿的教材也很多，本書就是一例，耐心看看，幾天工夫就能大致上手操作。而要了解一種產品，則是冰凍三尺非一日寒了，很多專業知識和技能，非深入一線生產不可得知。
所以說，選擇工廠比選擇產品更重要的多，也是外貿的成功關鍵之一，選擇什麼樣的經銷產品，應以工廠配合程度而定。
解決了出口許可權，選定了經銷產品，接下來就是銷售渠道的問題了。那麼，外貿是如何做的呢？與普通的國內貿易相比，到底有什麼不同？
三、外貿第三步：破解外貿的三個關鍵秘密
與普通的國內貿易相比，外貿的確是個截然不同的行業，繁雜的手續和各類專業術語令人望而生畏。然而只要我們從外貿三個最關鍵的特點入手，即可破解外貿的全部秘密。
設想一下真正的外貿操作中，一個寧波工廠的外貿銷售員王先生，與一個英國倫敦商人約翰遜做生意的情形。我們不難想像會遇見的難題：
1． 通常買賣雙方互不見面
通過電話、傳真、郵件等形式商定交易。幸好，電腦與互聯網的發達使這一過程變得越來越簡單易行。通過網站、電子郵件、QQ或MSN即時聊天軟體、數碼照片、攝像頭等途徑，我們可以輕易地交流，展示產品，討價還價，就像大家坐在會議桌旁一樣。
2． 交易周期很長
一批貨物從寧波運到倫敦，通常採用最合算的方式，即裝在集裝箱里由遠洋貨輪從寧波港口運到倫敦港口（假如某一方不是海港的話，還得加上部分鐵路或公路運程）。這一過程目前單是海路就需要25天左右，加上備貨、卸貨和內陸運輸的時間，往往在一個月以上。因此，現在磋商的往往是一個月甚至更長時間以後買家才能收到的貨物。相應的，賣方收回貨款的時間也需要大致時間。事實上，對於一些季節性強的家產品或針對性強的節日消費類產品通常會提前幾個月甚至一年的時間磋商，訂立長期的合同。
3． 交易成本高
即便是海運，費用依然很高。一個集裝箱貨物（大約30個立方米或20噸）的海運費，從寧波到倫敦大約需要1萬元人民幣以上。遙遠、偏僻或港口規模較小的地區價格更高。此外，尚需一些用於辦理進出口手續的費用，用於結算貨款的銀行費用，而這些費用常常是固定的，與交易量沒有太大關系。這樣的方式，對於小額的交易顯然是不合算的。為均攤費用，交易量大顯然比較合算。這也是國際貿易的一個特點----量大。國際貿易貨物多為大宗批發，常常以「集裝箱」為交易量單位。
4． 中間環節多
貨物從寧波直到倫敦，中間會經過多個環節。比如很多商品出口前必須強制檢驗，由國家進出口商品檢驗檢疫局操作；要向管理進出口的買賣雙方海關申報；要通過遠洋海運公司運輸；要通過銀行收取貨款；要向稅務機關納稅；同樣我們國家還特別對外匯進行管制，歸屬國家外匯管理局通過外匯收支申報的方式統一管理。
外貿既然有雙方不見面，交貨和收錢的周期長，路途遙遠，量大金額高、中間環節多等特點，自然風險也會比較大，一旦出問題損失也大。為此，幾百年來國際貿易行業也相應地制定了貿易慣例與協定，包括貨物的國際通行質量標准，價格計算，買賣雙方責任與權力等，以期最大程度地保障貿易秩序。同時，銀行業、國際貨運業、保險業等也有非常成熟完善的協同操作。
但是，還存在一個重要的問題----大批量貨物的運輸和倉儲費用不菲。從工廠出運到客戶收貨，中間牽涉的環節很多，貨主不可能從頭到尾監督保管。特別是國際貿易中多為層層轉手，批次倒賣，如果都是實物交接，不但大大增加了運輸和倉庫的費用，更加大了貨物在裝卸途中的損耗。最好辦法，就是簡化實物轉運的過程，讓貨物只經過工廠----裝貨碼頭倉庫----卸貨碼頭倉庫----客戶這四道環節。於是，演化出了最優化、最高效，同時也是外貿最大的關鍵點：單證交易。
外貿關鍵秘密之一：單證交易
所謂單證交易，就是用一套單證文件來代表貨物。交易以這套單證為對象，誰拿到了這套單證，誰就是貨物的主人。這樣一來，貨物盡量不動，單證則任意買賣轉手，由單證的持有者決定何時以及如何最終處理貨物。這套單證，通常包括幾個核心文件：
1． 提單（即提貨單Bill of loading，縮寫為B/L）
2． 發票（Invoice）
與普通發票的概念不同，外貿中的「發票」指的是自己製作的列明該貨物名稱、數量
和價格的一份署名文件。
3． 裝箱單（Packing List）
自己製作的列明該批貨物體積重量及包裝情況的一份署名文件。
4． 其他說明貨物情況的文件，如證明貨物品質的檢驗證書，證明產地的產地證書等。
全套單證中，以提單最為重要，因為它是貨物的所有權證明----是具備國際公認的法律效力的物權證明。發票和裝箱單可以自己繕制。其他檢驗證書、產地證書等等則根據貨物的特性和買家的要求，由相應的國家機構如進出口商品檢驗檢疫局等，或雙方認可的組織機構如民間檢驗公司，貨運公司等出具。
從某種意義上來說，外貿操作員經手買賣的不是一堆堆的物品，而是一疊紙片。因此一個外貿業務員完成一筆交易，而自始至終沒有見過貨物的模樣，一點也不奇怪----他只需謹慎處理好那疊紙片即可。我們不難設想，因為貿易多數時候是憑單據而不是實物交易，因此即使貨物本身完美無缺，而單證有瑕疵----比如數據上的錯誤缺少一份相關證明文件等----則很可能導致交易失敗。反過來，即使貨物有問題，而單證齊全，仍可以初期順利交易。當然，這帶來了一些風險，比如偽造單證進行欺詐。不過欺詐本身在世界各國都是犯罪行為，自有相應的追究措施。
總之，單據在外貿中的作用是決定性的。建立起「外貿實際上就是買賣一套單據」的概念，對於理解國際貿易中很多特殊的、專業性的操作非常必要。
市場競爭激烈，很多時候，價格成了是否成交的惟一的因素。我們常會看到外貿商以低於國內銷售成本的價格出口貨物。他們瘋了嗎？不。即使以低於進價的價位「賤賣」，外貿仍有利潤。這就是外貿第二大關鍵秘密：退稅制度。
外貿關鍵秘密之二：退稅制度
退稅是外貿中的重要概念，也是目前外貿業務中利潤的主要來源。為便於管理，國家假定所有產品均為國內流通與消費，因此普遍徵收增值稅，稅率高達售價的6%～17%不等。正規情況下，國內采購或出口前的價格均為含稅價，即已經繳納了增值稅的價格。而產品用於出口的話，這部分稅就不應徵收了，已經徵收的可以按照程序部分或全部退返給出口商。
假如你從國內工廠購進彩電一批，價格為含稅價1170元，其中1000元就是凈價，170元是已繳增值稅。按照國家的規定，彩電類產品的出口退稅率為17%，也就是說，彩電出口以後，稅務局將退返170元給出口商。這樣一來，即使出口商以平本價即1170元出口，仍可得到退稅款170元作為利潤收入。在這種情況下，如果出口者出於競爭考慮，從170元中拿出一部分來貼補降價，即使以低於進價1170元的價格出售，也還是有利潤的。
外貿交易通常貨值比較高，相應的退稅金也很可觀。當然，國家對退稅管理也很嚴格的，與外匯管理緊密結合。出口前需從外匯管理局部門領取《出口退稅核銷單》，申報出口總金額。核銷單還需海關蓋章確認貨物確實已經出口。在收到國外買家支付的貨款以後，憑銀行收據，連同核銷單到外匯管理局辦理核銷，再憑增值稅發票等到稅務局辦理退稅事宜，領取退稅金。
因此，外貿利潤的來源，相當程度上來源於國家出口退稅制度中的出口退稅，這是外貿最顯著的特點之一，也與大多數外貿業務員日常操作息息相關。
外貿關鍵秘密之三：信用證交易
國際貿易中買賣雙方相距遙遠，背景各異貨物籌備交接以及貨款的支付周期都很長。因此商業信用就成了一個很大的難題。
作為出口商，擔心備齊了大宗貨物以後，買家變卦怎麼辦？貨物千里迢迢運到國外，客戶不要了怎麼辦？或者要了不給錢怎麼辦？自然希望買家能夠先支付貨款，有了保障然後再備貨交貨。作為進口商，擔心出口商無法按時交貨怎麼辦？貨物質量、數量不合格怎麼辦？自然希望賣家先把貨物交付了，核查無誤再給錢。
這個矛盾，當然也可通過買家支付部分預付款或訂金的方式協商解決，但畢竟非上上策，一來買家資金佔用比較大，二來真有什麼糾紛了，雙方無論對錯都損失，不利公平。
於是就產生了一種外貿特有的操作方式：信用證。信用證的產生，正是以外貿「單證交易」特性為基礎的。
所謂信用證，通俗說來就是買賣雙方事先商定交易條件，如品名、數量、質量標准、價格、交貨時間等。然後買家找一家銀行（通常就是買家的開戶行，或有一定的擔保）作為「中間人」，把這些交易條件提交銀行，銀行據以出具一份文件作為買賣雙方交易的依據。銀行作為中間人的責任，就是監督交易行為。賣方根據文件來備貨出貨，然後把代表貨物的全套單證交付銀行。銀行審核單證無誤以後，直接支付貨款。有銀行作為中間人，買賣雙方就不再直接進行錢貨交易，而是分別與銀行打交道。賣家不及時、按質按量交貨，就拿不到錢；買家不付錢，就拿不到貨。反之，有銀行作保，只要賣家交了貨，就一定能拿到錢。這種方式，既不佔用買家資金，又給予了賣家很好的信用保證。這份用以證明雙方商業信用的文件，就叫做信用證。
信用證最基本的一般有四個關系方：
1．進口商
負責向自己的開戶銀行申請開立信用證，叫做信用證申請人。
2．進口商的銀行
負責開立信用證並審核單據、撥付款項，叫做信用證開證行。
3．出口商
負責根據信用證出貨，享有信用證保障的付款，叫做信用證受益人。
4．出口商的銀行
負責替出口商領取信用證、轉交單證並與開證行接洽，叫做通知行。
此外，最終負責撥款的銀行叫做信用證償付行，一般就是開證行；也可以由另外的銀行先行墊付並收取少量費用，叫做信用證議付行，一般也就是通知行。
信用證是外貿中最重要的也是最常見的工具。國際商會為規范信用證的使用而制定了統一的標准《UCP500》即《國際跟單信用證統一規定》，作為使用及仲裁的依據。
關於信用證的實際操作，會在本書第五關《高手篇：信用證全攻略》中做實例講解。
通過對外貿的三個關鍵秘密：單證交易、退稅制度和信用證結算的了解，我們基本上掌握了外貿的精髓。現在我們終於可以比較清楚地理解一個標準的出口操作案例流程了：
尋找客戶----簽訂合同----客戶開出信用證----根據信用證備貨----貨物辦理商檢、報關後交付貨物運輸公司並取得提單----根據信用證備齊全套單據----單據交付國外銀行，國外銀行審核無誤後撥付貨款至國內銀行----根據國內銀行的收款憑證至外匯管理局辦理核銷----至稅務局辦理退稅----結束。
有了基本的外貿常識，接下來最後一步准備工作，就是打造做外貿的兩個必備利器：電腦和英語。
四、外貿第四步：利器速成法----電腦與英語
因為外貿中買賣雙方互不見面，作為現代最便捷有效的辦公工具與聯系方式的電腦和互聯網，重要性不言而喻。熟練掌握電腦知識和技巧，能為你順利開展外貿節省下大筆費用。Office文檔和製表軟體是最基本的，此外還有最常見的圖片查看和修改軟體ACDSee，功能更大的 Photoshop，國際貿易公司喜歡用的PDF格式(電子書)文件瀏覽器AdobeReader 等，電子書最大的好處是不大容易在文件網路傳輸中修改、變形、缺漏或感染電腦病毒。
而最為重要的是學會在網上查找資料，收集信息。這個工作貫穿整個外貿過程，是關鍵所在。本書也會根據教程進展陸續介紹其中的技巧。首先要了解的就是重要工具---搜索引擎。所謂搜索引擎，就是網上信息的「向導軟體」。這個軟體根據人想了解的內容----內容的「關鍵詞」----比如「五金工具」、「運輸公司」、「外貿技巧」、「出口商檢申報」等等，在浩如煙海的互聯網世界中尋找相關的信息網頁，這些網頁的地址告訴你，由你去瀏覽並查找所需信息。這樣的軟體網上有很多，目前都是免費使用的，比如最著名的Google。在互聯網地址中填入 http://www.google.com 即可進入這個搜索引擎了,在搜索欄中填入你想了解的信息的關鍵詞，點擊[搜索]，奇妙的互聯網世界就此開啟。
2、如何正確詢價
一個完整的詢價文件至少應該考慮包括下列幾個主要的部分。
一、詢價項目的"品名"與"料號"
二、詢價項目的"數量"
三、詢價項目的"規格書"
四、詢價項目的"品質"要求
五、詢價項目的"報價基礎"要求
說明一下："報價基礎"通常包括報價的"幣值"與"貿易條件"，國內買賣比較單純，通常都以人民幣交易，貿易條件不是以"出廠價"就是以"到廠價（運費是否內含則另議）"來計算。國際貿易就比較復雜，報價幣值方面供應商多半以美元為計價基礎，至於是否以采購當地幣值計價，則視匯率的穩定與否有彈性的作法。
六、買方的「付款條件」
七、詢價項目的「交期」要求
八、「運送地點」與「交貨方式」
九、詢價項目的「售後服務」與「保證期限」要求
十、供應商的「報價到期日
十一、「保密協定」的簽署文件
十二、「采購人員」與「技術人員」的姓名及聯絡電話
3、貿易磋商的注意事項？
1、要注意做足客戶調查。這里的客戶調查主要是要弄清對方的資信情況，諸如客戶的信譽情況、資金情況等。
2、對商品進行充分的調研。調研時，要注意主要去了解客戶對商品的質量、規格、價格以及運費等方面的要求。
3、制定一個可行性高的談判方案。根據對方可能提出的和接受的條件，以及我方認定的最高可接受交易條件和最低可讓步界限，結合客戶的具體情況和國際市場行情的發展趨勢，制定幾套談判方案，並做好比價准備工作。
(3)國際貿易詢價和報價的注意點擴展資料：
貿易磋商對於對方的殺價，盡量不用簡單的「不可能」之類的絕對字眼來回答，要問清楚對方說的這個價格包含什麼備件，什麼樣的質量，什麼樣的標准。找出對方殺價的漏洞，進而給予對方說明情況，贏得對自方講價空間。
這其中，值得注意的是，主談人必須精通專業技術及與產品相關的各類信息，包括產品本身價格水平、質量問題、規格問題等等，還要對同行業、同類產品的此類信息有一個全面的了解。
4、國際貿易中如何報價
、國際貿易報價
1.傭金：因中間商介紹生意或代買代賣而要向其支付一定的酬金，此項酬金叫傭金。
每公噸100美元CIF紐約包括3%傭金或每公噸100美元CIFC3%紐約
2.傭金的支付
傭金通常由出口方收到貨款後再支付給中間商的。
3.折扣：折扣（Discount），是指賣方按原價給予買方一定百分比的減讓，即在價格上給予適當的優惠。每公噸150美元CIF倫敦包括3/%折扣或每公噸150美元CIFD3%倫敦
二、FOB、CIF、CFR三種貿易術語價格之間的換算方式及公式介紹如下：
1.FOB價換算為CFR價或CIF價
（1）FOB價算為CFR價的公式：
CFR=FOB+F（運費）
（2）FOB價換算為CIF的公式：
CIF=（FOB+F（運費））÷（1－保險費率？（1＋投保加成率））
2.CIF價換算為FOB價或CFR價
（1）CIF價換算為FOB價的公式：
FOB=CIF-I（保險費）-F（運費）
（2）CIF價換算為CFR價的公式：
CFR=CIF-I（保險費）
3.CFR價換算為FOB價或CIF價
（1）CFR價換算為FOB價的公式：
FOB=CFR-F（運費）
（2）CFR價換算為CIF價的公式：
CIF=CFR÷（1－保險費率？（1＋投保加成率））
一般外貿的報價要包含以下要素
1.產品相關：名稱，編號，單價，材料，屬性，尺寸/重量，包裝等等，如果雙方對產品本身都熟悉，或一些行業內標准產品，那麼這些要素根據實際情況是可以省略一些的
2.價格條款：FOB，CFR，CIF之類的，這是必備要素，價格條款後面必須跟地名
3.付款方式
4.報價有效期，這個在原料價格浮動較大，匯率不穩的情況下尤其要注意
5.其他，如優惠條件，附加信息等等
報價一般做成報價單的樣式，包含以上各種信息（視具體情況，上面的幾點並不是都寫進去的），加上產品圖片，讓客人一目瞭然。
5、外貿報價需要注意的幾點事項
1、報價單至少要包含這些要素：產品的簡要信息，圖片、名稱、屬性、規格、材料、顏色、重量、包裝、相關認證、產品單價、價格術語、付款方式、報價有效期、運輸方式。注意事項：費用要考慮匯率，運費都包含哪些。
2、分析產品：找出產品的優勢所在，價格、質量、售後等等
3、客戶分析：什麼身份，哪個國家，是采購員、批發商還是小店主。這些是報價的關鍵因素，不同身份的客戶的決定權以及對產品方面的要求都是不同的，並且采購的數量都是不同的，所以不可能給出相同的報價。
6、外貿還價技巧。
關鍵是報價技巧：來源於夏濤博客
做外貿的朋友都知道，價格是誰都繞不開的因素，跟供應商需要談價格，跟客人需要談價格，跟貨代船公司快遞公司同樣需要談價格。總之，價格是外貿環節中無法迴避的一個因素，尤其是跟客人之間的價格談判，因為雙方文化背景的差異、信息的不對稱，以及如今買賣雙方地位的嚴重傾斜，使得很多新手最怕跟客人談論價格問題，生怕「見光死」，同時面對客人的砍價變得無所適從，最終不是把訂單做虧或者維持極低極低的利潤，就是失去訂單甚至失去客人的信任，並最終失去這個客人。
尤其是對於新接觸或初次詢價的客人，因為雙方並沒有實質性的接觸，也沒有以往的訂單作為鋪墊，客人對供應商的選擇會變得更加謹慎，一旦發現有問題，客人會立刻終止談判，轉而與老供應商接觸，或選擇別的新供應商。這其中的「問題」的核心，就是價格談判！客人聯系你為了什麼？想買東西。買東西之前要干什麼？問價格。這個幾乎是外貿行業的慣例了。如今已經不是商品稀缺的時代，你有東西就可以隨便賣掉。目前的情況正好相反，中國的工廠嚴重產能過剩，在內需無法消化的情況下，不得不通過大量的外銷，讓老外消費掉這么多的產品。而且現階段是一個買方市場，買方掌握主動權，這是供求關系的變化引起的，也是未來一定時期內國際外貿的主要形勢。
很多外貿朋友都知道或多多少少地了解了一些開發信的寫法和需要注意的地方。但問題是，當你寫好開發信，成功接觸到目標客人後，下一步做什麼？就是詢價與報價，還有一輪一輪的價格談判，這是沒有辦法迴避的問題。
就好比女孩子去買衣服，你會不會不還價？我想很多情況下不會。你一般會問，這件衣服多少錢？（這是你初次詢價）。店主說，480塊。（這是她初次報價）。你說，太貴了，便宜點！（這是你第一輪砍價）。店主說，我的價格已經很好了，這樣吧，你誠心要買，那450塊吧。（這是她第一輪讓步）。你說，還是太貴了哦，你就讓這么一點點，這個價格我沒法接受的。（這是你第二輪砍價）。店主說，好吧好吧，我最多不賺你錢了，420塊，你拿走吧。（這是她第二輪降價）。你說，這樣啊，那我先試穿一下吧。（這就是你在確認樣品了）。當你試穿過以後，你說，還行，但是肩膀這個地方不是很舒服。（你在挑問題，其實是希望砍價）。店主說，這個是這樣的啦，我們的設計比較獨特的，你可能一下子不太習慣，這個不是問題的。（她希望把衣服推銷出去）。你搖搖頭，還是算了吧，價格太貴了，肩膀這地方也不太舒服，我再看看吧。（你作勢要走，其實是希望在談判中占據主動）。店主連忙道，那我再給你打個折吧，一口價380塊。（因為你故意找問題，她只能主動降價）。你准備走出店門，說我先逛逛，晚點再決定吧。（你抓住店主急於成交的心理，以退為進，目的是砍下更好的價格。）店主急了，立刻說，這樣吧，你說個價錢，我能賣就賣，不能賣我也沒辦法。（這是店主希望你給出目標價）。你故作思索，然後說，200塊我就買，反正也不是太喜歡，無所謂啦。（你給出目標價）。店主說，這個價格我要虧的，進價都不夠呢，你再加點吧。（她不答應你的目標價，希望漲一點）。你搖頭拒絕，那就算了吧，謝謝你。（你堅持目標價，否則就不下單。）店主最後說，好吧好吧，拿去吧，我虧就虧一單了，以後再照顧照顧我的生意吧。（無奈接受目標價，盡管利潤很低，但是為了長久合作的希望，還是答應了）。
大家看，這個例子和做外貿是何其相似？無非就是討價還價，確認樣品，然後拋出目標價，找到成交點。也許有朋友會說，我都是去專櫃買東西的，她們不降價。OK，那我問你，你會不會問一句，你們有沒有打折？做會員卡要什麼條件？更何況，即使在大廈里、專櫃里，也是可以打折的，一般店長和老闆都有決定的權力！即使是大廈，同樣是可以討價還價的。08年經濟危機的時候，香港那些號稱從不打折的奢侈品店不是照樣打折？原因就在於訂單，只要訂單量銳減，價格就不得不重新調整。
那究竟什麼是價格呢？它為什麼有這么多的奧妙，這么讓人難以捉摸？讓人又愛又恨？
從政治經濟學角度來看，價格是價值的貨幣表現，同時價格的波動是由供求關系所引起的。
這樣就很清楚了，價格由兩個因素決定：一個是價值，一個是供求關系。供求關系大家都容易理解，那什麼是價值呢？是傳統意義上的成本加上利潤么？我覺得不是。Chanel和LV的包為什麼賣那麼貴？因為品牌和奢侈品的號召力；德國的Benz和BMW呢？因為一流的品質、良好的口碑和德國人的嚴謹；比利時和瑞士的巧克力呢？悠久的歷史、出眾的手工工藝和特別的口感；Sony的電子產品呢？日本人的細膩、穩定的售後服務和對細節的苛求；Apple的Macbook和Iphone呢？酷眩的外形、獨特的設計和超前的產品體驗；Armani和Zegna的西服呢？一流的剪裁、精細的做工和頂級的品牌；還有中國大陸這幾年飛速上漲的房地產呢？真的是房子品質好的一塌糊塗，值幾萬塊一平米么？不是，成本放在那裡，更多的是泡沫和人們對未來升值空間的預期。
這些看明白了，大家就會發現，原來價值除了成本和利潤以外，還跟品質、品牌、服務、口碑、工藝、外形、設計、細節、未來升值預期等等因素相關，這些我把它們稱為附加值。
那現在完整的公式出來了：
價格=成本+利潤+附加值
外貿新手如何與客戶進行價格
這樣表示就很清楚了，決定因素有3個，就是成本、利潤、附加值。影響因素有1個，就是很難量化的供求關系。
供求關系是外部條件，我們很難去影響和控制，那我們能做的，就是在這三個環節中下功夫。很多供應商忽略了附加值的關系，只會降低成本，降低利潤，覺得外貿越來越難做，訂單越來越難接，賺錢越來越難，可老外卻要求越來越多，條件越來越苛刻，對供應商還是很不滿意。
原因何在？是因為國內大部分的外貿企業都沒有特別強的附加值優勢，那在國際市場上的競爭力就只有成本優勢所引起的價格優勢！我不否認有些企業有獨特的產品，有特殊的設計，有自己的核心技術和專利，有很大的工廠和強大的生產能力等等。但是在以上條件都不具備的情況下，那價格談判的好壞就直接決定了你的利潤，甚至能不能拿下訂單。
7、采購如何詢價
轉載以下資料供參考
采購詢價技巧
「詢價(Request for Quotation)「是采購人員在作業流程上的一個必要階段。在接到請購單、了解目前庫存狀況及采購預算後，通常最直接的反映就是馬上聯絡供應商。如果這是常態性的采購，需求的形態又是屬於標准零件，對於供應商來說比較不會有問題。但是在新產品開發時，對於那些不屬於標准品的部分，詢價的時候就必須要特別注意是否有提供供應商足夠的資料，來方便其報價作業。為了避免日後造成采購與供應商各說各話，以及在品質認知上的差異，對於詢價時所應提供資料的准備上就不能馬虎。因為完整及正確的詢價文件可幫助供應商在最短的時間提出正確、有效的報價。一個完整的詢價文件至少應該考慮包括下列幾個主要的部分。 )
一、詢價項目的「品名「與「料號「
首先，詢價項目的「品名「以及「料號「是在詢價單上所應比備的最基本資料。供應商必須知道如何來稱呼所報價的產品，這即是所謂的「品名「以及其所代表的「料號「，這也是買賣雙方在日後進行後續追蹤時的一個快速查辦以及檢索的依據。料號因為在每一客戶中有其獨特的代表性，在使用上要特別注意其正確性。有些大型公司的料號動輒多達十多個位數，其中更包括有數字及英文字母在內。料號中一個位數的不同可能就是版本的不同，甚至可能變成另一個產品的料號。品名的書寫應盡量能從其字面上可以看出產品的特性與種類為佳。
二、詢價項目的「數量「
通常供應商在報價時都需要知道買方的需求量，這是因為采購量的多寡會影響到價格的計算。數量資訊的提供通常包括有「年需求量「、「季需求量「甚至「月需求量「；「不同等級的需求數量「，如數量為500K，1M，3M等等；每一次下單的大約「訂購數量「；或產品 「生命周期的總需求量「。除了讓供應商了解需求量及采購的形態外，也可同時讓供應商分析其自身產能是否能應付買方的需求。
在詢價時買方通常都有一個通病，那就是怕量少而無法得到好價格，便把需求量或采購量予?quot;膨脹「。此時，雖然采購能夠獲得短期的利益，就算拿到了量產的價格，如果在真正進行采購後，無法達到報價的預期數量時，供應商不是提高價格，便是在其他方面減少對客戶的服務，或停止供應，到頭來得不償失的還是自己。因此，對需求量的資訊應很實在的與供應商溝通，同時采購也可拿出市場預測來說服供應商，如此才能達到長期配合、持續供貨的目的。
三、詢價項目的「規格書「
規格書是一個描述采購產品品質的工具，應包括最「新版本「的工程圖面、測試規格、材料規格、樣品、色板等有助於供應商報價的一切資訊。工程圖面必須是最新版本，如果圖面只能用於估價也應一並在詢價時註明。如為國際采購，如果原始工程圖面為英文之外的語文如德文、法文、日文等，也應附上國際通用語言英文的譯名，以雙語(Bilingual)形式呈現以利溝通。若工程圖面可以利用電子檔案方式提供，則必須向供應商詢問其接受的程度，在提供時應注意以國際共通的檔案格式如DWG、IGES、DXF、PRO/E等等，以方便供應商轉換圖檔。不過，在利用電子郵件傳遞檔案的同時，最好也同時提供一份清楚繪在圖紙上的工程圖面，以避免在檔案傳遞時所可能發生的資料誤失。
四、詢價項目的「品質「要求 :
表達詢價項目品質規范要求的方式有許多種，通常可以使用以下幾種方式呈現。采購人員很難單獨使用一種方式便能完整表達對產品或服務的品質要求，應該依照產品或服務的不同特性，綜合使用數種方式來進行。
1、品牌(Brand or Trade Names)：一般而言，使用品牌的產品對采購而言是最輕松容易的，不僅能節省采購時間、降低采購花費，也同時能降低品質檢驗的手續，因為只需確認產品的標示即可。不過，具有品牌的產品其價格通常也比較高，購買數量不多時使用品牌方式采購反而比較有利。
2、或同級品(「Or Equal「)：其意義指的是具有能達到相同功能的產品，決定是否允許使用可替代的同級品報價也應在詢價時註明，同級品的確認使用必須要得到使用單位的接受。
3、商業標准(Commercial Standard)：商業標准對於產品的尺寸、材料、化學成分、製造工法等等，都有一個共通的完整描述。對於一般標准零件如螺絲、螺帽、電子零組件，使用商業標准可以免除對品質上的誤解。
4、材料與製造方法規格(Material or Method-of-Manufacture Specification)：當對材料或製造方法有特定的要求時，必須註明其適用的標准。如果要求註明為DIN歐規時，其相對應的CNS或JIS規格也最好能予以註明。
5、性能或功芄娓?Performance or Function Specification)：此類型規格較常用於采購高科技產品以及供應商先期參與(Early Supplier Involvement, ESI)的情況中。供應商只被告知產品所需要達到的性能或功能，至於如何去製做方能達到要求的細節部分，則留給供應商來解決。
6、工程圖面(Engineering Drawing)：工程圖面是最能用來描述所需要產品品質，其內容除了必須要清晰外，對尺寸公差的精確性也不能忽略。
7、市場等級(Market Grade)：通常用於商品如木材、農產品、煙草、食品等方面的品質要求，由於市場等級的劃分界線無法很明確的被一般人所辯識，采購人員通常會被要求具有如何鑒定所購產品是屬於何種時常等級的能力。
8、樣品(Sample)：這是一種懶人的作法，樣品的提供對供應商了解買方的需求有很大的幫助，尤其是對顏色、印刷、與市場等級的要求上使用的比較普遍。
9、工作說明書(Statement Of Work, SOW)：主要使用於采購服務項目類如中央保全、大樓清掃、廢棄物處理、工程發包等，一份完整的工作說明書除了應該簡單明了外，對於所應達到的工作品質也應盡量以量化的方式來規范其績效的評估。工作說明書的內容必須能保障買方能獲得滿意的服務，也同時要能保留足夠的彈性，讓供應商來發揮創造工作上的附加價值。
如何作正確的詢價（二）
「詢價(Request for Quotation)「是采購人員在作業流程上的一個必要階段。在接到請購單、了解目前庫存狀況及采購預算後，通常最直接的反映就是馬上聯絡供應商。如果這是常態性的采購，需求的形態又是屬於標准零件，對於供應商來說比較不會有問題。但是在新產品開發時，對於那些不屬於標准品的部分，詢價的時候就必須要特別注意是否有提供供應商足夠的資料，來方便其報價作業。為了避免日後造成采購與供應商各說各話，以及在品質認知上的差異，對於詢價時所應提供資料的准備上就不能馬虎。因為完整及正確的詢價文件可幫助供應商在最短的時間提出正確、有效的報價。一個完整的詢價文件至少應該考慮包括下列幾個主要的部分。
五、詢價項目的「報價基礎「要求
「報價基礎「通常包括報價的「幣值「與「貿易條件「，國內買賣比較單純，通常都以人民幣交易，貿易條件不是以「出廠價「就是以 「到廠價（運費是否內含則另議）「來計算。國際貿易就比較復雜，報價幣值方面供應商多半以美元為計價基礎，至於是否以采購當地幣值計價，則視匯率的穩定與否有彈性的作法。
國際貿易通常的貿易條件有Ex-Work（工廠交貨）、FOB（船上交貨）、FAS（船邊交貨）或CIF（運保費在內交貨）等，在不同條件下，買賣雙方所負擔的責任風險是不同的。FOB條件下，賣方的責任是直到貨物裝上船為止。因此，賣方必須負擔裝船的風險，但買方則需負責船運、海險等費用。在CIF條件下，賣方除了必須負擔裝船的風險，還要負擔貨物運至指定目的港口所需的運費及保險費。因此，在相同貨物的交易下，以CIF條件的報價自然要較以FOB條件的報價高，買方在詢價時必須祥加註明。
六、買方的「付款條件「
有關付款條件，雖然買賣雙方都有各自的公司政策，買方希望付款時間愈晚愈好。相反，賣方當然是認為愈早愈好。買方有義務讓賣方了解其公司內部的標准付款條件（在采購模具時，通常有「階段性付款「的方式，如訂金30%，第一次試模30%，驗收40%），賣方也可在報價時提出其不同的要求，最後的付款條件則需買賣雙方經協議後所訂定。在情況處於買方市場時，在競爭性市場中供給超過需求，貨品和/或勞務可容易地被取得，商業的經濟力量傾向於導致價格接近於采購的預估價值，買方通常能以較優的付款條件來要求賣方配合，如「記帳方式（O/A）「，T /T60天甚至90天。但處於賣方市場，因為需求超過供給甚多，情況則恰好相反。賣方一般會選擇較短的付款期來要求買方，如選擇「貨到付現(Cash on Delivery, C.O.D. )「或「預付貨款(T/T in advance)「。
另外，對於付款條件尚需要明確註明其時間計算的「付款起算日「，在國際貿易中通常國內供應商一般是以出貨日(Shipping Date)、發票日(Invoice Date)或裝船日(On Board Date)來起算付款到期的時間。這時如果國外買主的認定為抵達日(Arrival Date) 甚或到廠日 (Receiving Date) 為起算日，中間就有可能相差一個月的時間，買賣雙方均不可不慎。
規格書是一個描述采購產品品質的工具，應包括最「新版本「的工程圖面、測試規格、材料規格、樣品、色板等有助於供應商報價的一切資訊。工程圖面必須是最新版本，如果圖面只能用於估價也應一並在詢價時註明。如為國際采購，如果原始工程圖面為英文之外的語文如德文、法文、日文等，也應附上國際通用語言英文的譯名，以雙語(Bilingual)形式呈現以利溝通。若工程圖面可以利用電子檔案方式提供，則必須向供應商詢問其接受的程度，在提供時應注意以國際共通的檔案格式如DWG、IGES、DXF、PRO/E等等，以方便供應商轉換圖檔。不過，在利用電子郵件傳遞檔案的同時，最好也同時提供一份清楚繪在圖紙上的工程圖面，以避免在檔案傳遞時所可能發生的資料誤失。
七、詢價項目的「交期「要求
交期的要求包括買方對采購產品需要的時間，以及賣方需要多少時間來准備樣品、第一批小量生產，及正常時間下單生產所需要的時間。供應商雖然可依買方的要求來配合，不過交期的長短關系著采購產品的價格，買方應視實際需要來提出要求，而非一味的追?quot;及時供貨( Just in Time, JIT )。
八、詢價項目的「包裝「要求
包裝方式在供應商估算價格時佔有很大的一個比重，除了形狀特殊或體積龐大的客戶訂製品外，供應商對於包裝都有其使用的標准紙盒、紙箱以及棧板等包裝材料。
九、「運送地點「與「交貨方式「
運送地點的國家、城市、地址及聯絡電話與傳真都必須要清楚的告訴供應商。國內買賣的交貨方式常以鐵路、公路為主，國際采購中的運送地點與交貨方式則決定了價格的計算。如果要求賣方來以CIF報價，無論海運或空運，運輸費與保險費當然由賣方來負擔。隨運送距離的遠近會有不同的計費方式，除非買方指定空運，供應商通常以海運為基礎報價，因為海運是最經濟的一種交貨方式。
十、詢價項目的「售後服務「與「保證期限「要求
在采購一些機器設備如沖床、塑膠射出機、測試儀器、半導體封裝設備等時，供應商一般都會提供基本的售後服務與保證期限。如果此時有特殊的要求，例如要求延長保證期限，或改變售後服務的內容等等，因其牽涉到采購「總持有成本(Total Cost of Ownership, TCO)「。
十一、供應商的「報價到期日
為了方便采購比價作業的時程，報價的到期日應該讓供應商有所了解，對於較復雜的產品，應該給予供應商足夠的時間來進行估價。
十二、「保密協定「的簽署文件
在一些新產品開發的詢價上，由於牽涉到業務機密的緣故，在對外詢價時為了不讓競爭對手知道而錯失商機，會進一步讓供應商簽署一份 「保密協定(Non Disclosure Agreement, NDA)「的文件，要求供應商在一規范的年限內不能將新產品計劃的名稱、采購數量預測、詢價的技術要求、規格、圖面等等資訊向外界透露。
十三、「采購人員「與「技術人員「的姓名及聯絡電話
將「采購人員「與「技術人員「的姓名及聯絡電話告訴供應商，並不是要主動暗示供應商有什麼暗盤的需要，那時因為如果采購的項目復雜且具技術性，則最好附上技術人員的姓名及公司聯絡電話以供其咨詢，以澄清規格要求上的問題。
聯絡電話號碼以公司的電話為宜，盡量避免給予采購人員或技術人員家裡或私人的電話號碼，以防止供應商可能在私底下互相授受，有瓜田李下的嫌疑。但是由於科技的進步，行動電話、e-mail的使用變得愈來愈普遍，采購人員在很難避免與供應商單獨聯絡的情況下，采購的品德操守也是應該時時自我警惕注意的。
談判應以成本而不是價格為中心
成本為基礎的談判能產生上好的協議。談判前的准備是勝利的關鍵。
價格談判不光是為了和供應商達成成本上的共識，還要看雙方對利潤是否都滿意。如果想以成本為基礎的談判達成協議，必須做到一下幾方面：第一，徹底地理解供應商成本的構成。第二，有誠意和願望分擔這些成本。第三，理解行業的規范。第四，確立目標價格。
了解和探究關鍵要素
要了解供應商的成本構成，應該做成本分類和成本分析，這可幫助供應管理人員定出公平的價格。成本包括直接成本、間接成本、和總體行政費用。直接成本又分直接勞工和直接物料成本；間接成本可分工程日常費用、物料日常費用、生產日常費用。有時又可把成本分為固定和變動成本兩種。
信任和忠實很重要
充分的信任和合作是了解供應商成本和價格的第二個重要因素。如能做到這一點，供應商往往願意將有關賬目出示給采購方看，當然這需要預先簽訂保密協議。相互信任的另一好處在於雙方有討論成本降低的可能性，成本降低可通過產品或工藝的改造來實現，這也稱為價值工程。
制定目標價格
最後很重要的一點就是采購方必須了解供應商所在的行業，以及相關的產品和服務的成本信息，這樣就能在談判之前估算出對方的成本和可能的價格。對供應商行業的競爭程度的了解也至關重要，有多少商家能提供相似的產品？一個產品是否只有極少數的供應商？這都直接影響供應商的利潤率。
充分准備是談判成功的關鍵
以上所有要素能幫供應管理人員在談判前確立一個目標價格。如果雙方關系是開誠布公的話，這目標價格很快會促使雙方達成雙贏協議，買方也能盡早估算出將支出的費用。需要指出的是目標價格必須有數據作支持，供應管理人員在談判准備階段就要收集完畢。
實際的談判
時間和地點要預先確定，會場安排不應該充滿敵意，記住雙方都應該是勝利者。談判開始先要設定指導方針，這有助於確立談判界限。比如?quot;在開始前我想先回顧一下目前的情況，並對我們的目的作個概述「開場白，有利於雙方在開始就有互相的了解。一旦上述要點做到了，你的談判就已經成功一半了。對成本要素的理解程度和信息的挖掘對談判成功至關重要，准備過程的每一步驟都會使成功機會更多一成。