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外贸跟单流程

发布时间: 2020-09-03 17:15:34

1、外贸跟单的流程是什么?

在两者之间进行反馈。
不同的产品,跟单的细节会有大同小异,不能完全照搬。以下几点仅供参考:
1. 第1步:当业务员和客户在网上进行沟通,确定初步意向后。客户通过快递把样品和加工的细节数据传过来。此时,将样品和相关的加工制作的要求通过打样申请单反映出来。之后,经过业务部经理签字,将样品和打样单(打样单要复印一份,正本留自己保存)。给打样室,打样。
2. 第2步:样品出来后通过快递寄给客户,注意即使向快递询问UPS号。
3. 第3步:客户确认样品并将样品寄回,同时下单。
4. 第4步:根据回传样品,制做简单的定货单给技术部。定货单要业务员和部门经理签字。将单和样品留技术部。要求其制作工艺流程。
5. 第5步:之后将合同传给财务部签字和老总签字。并连同工艺流程样品3样物品,下正式的订货单。订货单要根据合同来做,把品质要求,包装要求,和备注事项,交货日期。写清楚。之后把订货单复印5份,分别传生产-品管-财务-物控-出货。并在正本上签字。正本订货单留给自己。把工艺流程书复印5份,传财务-技术部-物控-生产-品管。正本留技术部,副本自己留着。
6. 第6步:将合同复印2份,正本自己归档。副本分别传老总办公室和财务负责人。
7. 第7步:即使反映工厂在生产过程中的问题,并和业务员沟通。在业务员和客户沟通达成协议后,将结果通过工作联系单将变更要求传达到生产车间。工作联系单正本留己,副本传达。
8. 第8步:快出货时,联系货代。做报关单据。并提前寄交货代。若生产有问题,导致不能即使出货要提前通知货代,以便其另做船期安排。
9. 第9步:若即使完货。则提前两天将货代传来的进仓单或相关单据交给出货部门。并将出货通知单复印3份,传生产-品管-出货部。正本留己。
10. 第10步:即使做好议付单据连同货代送来的提单进行议付。如前T/T下,则先传副本给对方,要其付款。L/C项下,则交由财务部到银行进行相关事项。
11. 第11步:到核销单等相关单据回来后,将单据交由财务部进行结汇,办理核销退税手续。

2、外贸跟单流程?

外贸跟单流程
跟单员对出口货物的跟单工作主要有:
(1) 接单
(2) 跟进生产
(3) 催审单证
(4) 出货跟踪
(5) 制单结汇
3.接单的形式:在出口贸易中,最常见的是:
(1) 合同:(CONTRACT)合同有销货合同(SALES CONTRACT)和购货合同(PURCHASE CONTRACT)。前者由卖方草拟,后者由买方草拟。
(2) 确认书;(CONFIRMATION)它比合同要简化些。对异议,仲裁,不可抗力等条款都不列入。它也有销货确认书(SALES CONFIRMATION)和购货确认书(PURCHASE CONFIRMATION)。这种格式的合同一般适用于成交金额不大,批次较多的轻工商品,日用品,土特产等。
而合同用的比较正规。机器设备,大棕贸易的进出口
还有协议书,意向书,订单和委托订单等。
要提的是,客户从国外直接发来的订单或委托订单,我们收到后要回复,不能置之不理,否则算默认。
4.接单的程序: 询盘,发盘,还盘,接受等环节。
(1) 询盘:(INQUIRY)又叫询价。
(2)发盘:(OFFER)又叫报价。是卖方向买方提出各项交易条件,并愿意按照这些条件达成交易,订立合同的一种确定的表示。在实际业务中,发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。
(3) 还盘:(COUNTER-OFFER)又叫还价。
(4)拒绝还盘 (Decline counter-offer)
(5)接受(ACCEPTANCE)买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件,并愿意按这些条件达成交易,订立合同的一种确定的表示。
二.审单:即审核合同
1.审单内容:
产品名称、规格
质量
数量
单价、总额
价格条款
付款方式
包装要求
交货期
交货方式。
2.审单方法:
(1)产品名称,规格: 审查时产品代码/型号是不是自身的产品?与我们的产品资料能否对上号?有很多公司和企业产品名称的代码/型号同时也代表了规格。
(2)质量:也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。
(3) 数量: 应审查货物的数量是否可以及时备妥,其计量单位,重量以及约数有何规定。约数:如合同数量前加“约”,可使交货数量有适当的机动。国际上对约字的含义解释不一。有的认为是2。5%,有的认为是5%。按《跟单信用证统一惯例》,信用证上如规定约字,应允许有不超过10%的增减幅度。
(4)单价,总额的审查:
1、客户下单有的会将单价标出,我们要对照我们的报价表审查是否对?总额有没有加错?
2、通常我们以美元为结算货币,但也有以其它币种的。要注意的是要用在国际上流通的硬货币。(英镑,港币,欧元)

(5)价格条款的审查: 出口货物的单价条款,也称价格术语,常用的有:
FOB (free on board, …named port of shipment)船上交货价(指定装运港的价格条件)
CIF (cost, insurance and freight, …named port of destination) 成本+保险费+运费(指定目的港)价格。
FCA (free carrier) (用于空运)by air
(6)付款方式审查:
1. 付款方式是否能接受?LC ,付定金,等等。
2. 支付的货币能否接受?

(7)包装要求的审查:
1. 工厂的产品本身有自已的包装,展示给客户能否接受?
2. 客户提供的包装(彩印,尺寸)我们能否做?
3. 客户提供的包装资料是否齐全?(内包装,外包装,标签 hangtag, price tag ,说明书, 唛头 shipping mark)
(8)交货期的审查:跟单员应审查交货期是否合理,公司是否能及时筹备到货物,并装船送达。
(9)交货方式的审查: 运输主要有海运,陆运,空运,邮寄等等。
注:如运费由客户支付,客户决定交货方式。如我们付费,尽量用海运。如报的价是连同海运价,而客户要求空运(赶销售),我们可要求客户承担多出部分的费用。

关于样品: 要获取订单,备好样品是很重要的一步。

1. 寄目录,样本:
2. 准备样品。
(1) 工厂现有的款式
(2) 新款
(3) 客户来样。
要领:无论老品,新品,还是客户来样,样品都要寄给客人进行确认。特别是新品可能要反复修改几次。跟单员一定要保存好最终的确认样品,以免客人在下单时找不到确认样。在国际贸易中,凭样品成交的比重很大。
作为跟单员,我们要做到:
A: 有完整的产品资料,主动进行宣传。
B: 新品的成本,价格要进行核算。
C: 新品的制作要留有实样。
D: 客户的来样要保存好原样。
形式发票:PROFORMA INVOICE
买方为了向其本国当局申请进口许可证或核批外汇,在未成交前要求出口方将拟出售成交的商品名称,规格,价格等条件开立的一份参考性发票。这种发票在成交后不能代替正式发票使用,对双方都无最终约束力。
为了区别于正式发票,它必须明显表明“形式发票”字样。形式发票上一般要显示订单的相关信息。(收货人,合同号,形式发票号,开出日期)。 产品信息 (品名,数量,价格,交货期)。合同条款(价格条款,付款方法)。此外,提供银行资料以便客户开证或汇款。
• 签订合同后跟单的主要程序:
• 以货,证,船,款为中心,包括:备货,催证,改证,租船订仓,(报关,报验,装船),制单,结汇等环节。我们将这些程序概括为:
• 备货及生产跟单
• 催审单证
• 订仓装船
• 制单结汇
二、生产跟单
• 产前批办:准备颜色办,辅料样办,包装样办,产前样办等给客人批,OK后开始生产大货
2. 生产进度跟踪(进度跟踪表,订单号,交货日期,生产进度,问题解决)

3. 安排QC验货 (中期验货,走货前验货)
4. 准备出货
三、催审单证:大多数的支付方式是L/C。对安全收汇有保障,因它是银行信用。只要所装运货物与信用证条款一致,银行保证付款。跟单员应对以L/C为支付方式的合同进行催证,审核和修改的跟踪工作。
催证:货物快完成时,要催证。
审证:审开证人和受益人是否正确,L/C的货物和金额与合同是否相同,装期,特别条款等。

改证:审证后发现问题如包装上,总金额,有效期,拼写错误等,必须要求对方修改,一份L/C,可能有几处问题,我们要一一指出,一次性修改。
四、订仓装船:货物备妥,L/C没问题后,我们就要进入到出货装柜,租船订仓和装船的阶段。
按CIF成交的,我们负责租船订仓和装船的手续。
首先: 出货装柜:跟单员在出货前三四天就要联系出货装柜事。这当中要做的工作有货柜选择,制作装箱单,跟踪装柜等。
A. 货柜选择:根据货物的不同而选择不同的货柜。常用的有:20’ (29 – 30立方/17.5吨) 40’ ( 58 – 61 立方/22.5吨), 40’H (68 –71立方/27.5吨)
B.制作装箱单:装箱单应包括出货的品名规格,数量,箱数,毛净重,包装尺码,总体积,箱号,唛头等。
C.跟踪装柜:出货前一天通知有关人员并确定出货数量的准确性。协助生产部门安排好人员装柜。货柜到厂后,跟单员要监装,指导货物的摆放。如一个柜内有几种货,每一规格的产品要留一二箱放于货柜尾部用于海关查货用。
按FOB成交的,只要将货物送到指定装货港即
五、制单结汇:是出口货物跟单的最后一个环节。
A.制单:货物装船后,跟单员要及时按L/C,合同或其它单据的内容制作各种单据。要在L/C的有效期内将单据送交银行。出口单据主要有:汇票,发票,海关发票,提单,装箱单,产地证,商检证,保险单等。
B.结汇:如按L/C的规定制作了单据,并及时送交了银行,我们就可及时收到货款了。单据要求:正确,完整,及时,简明,整洁。
生产企业跟单(工厂跟单)
生产过程跟单的流程:
1、下达生产通知书。跟单员接到客户订单后,应将其转化为生产通知单。通知单要明确客户所订产品的名称,规格型号,数量,包装要求,交货期等。
2、分析生产能力。 生产通知单下达后,要分析企业的生产能力。能否按期,按质地交货。如不能应采取什么措施?要不要外包?
3、制定生产计划。
4、跟踪生产进度
跟踪生产进度的表单:生产日报表,生产进度控制表,生产异常处理表,生产线进度跟踪表。
5.交期延误:如是工厂原因,要通知客户,取得同意后方可出货。如不同意,一是协商,我们可承担部分费用将货出去。二就只好取消订单了。
6. 有关订单的更改问题:客户对已下的订单因市场变化会有更改,有数量上的(或增加,或减少),有包装上的,有交期的变更(或提前,或推迟)。接到客户要求变更,首先要看改什么?能否接收?如我们的货已生产的差不多了,已收尾,就不可能再更改了。如还没按排,问题不大。如已按排了部份,要进行协商。比如数量要减,我们已按原数量采购了材料,如果是通用的,问题不大。但如是专用的,客户要承担部份费用。对交期:如要提前,我们要根据实际情况说。如要推迟,时间短,问题不大,但如要延迟很长,那仓储费,损耗费要承担。
1.客户询盘:
一般在客户下订Purchase Order之前,都会有相关的Order Inquiry给业务部,做一些细节上的了解。
2.报价:
业务部及时回复客人查询,确定货物品名、型号、数量、交货期、付款方式、包装规格、港口(空运机场)及柜型等,等和客户确定业务时, Proforma Invoice or sales contract or offer sheet 给客户做正式报价。
3.得到订单:
经过洽谈,收到客户正式的订单 Purchase Order or sales contract。
4.下生产单:
得到客人的订单确认后,给工厂下订单(工厂自己安排生产计划),安排生产计划。
5.业务审批:
业务部收到订单后,首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写,尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件,与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名,部门经理审批,再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的,或有预付款和佣金等条款的,要经公司总经理审批才行。合同审批之后制成工作任务单,交给部门跟单员跟进。
6.下达生产通知:
业务部在确定交货期后,满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产:
6.1:如果是L/C付款的客户,通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到,收到L/C后需业务员和单证员分别审查信用证,检查是否存在错误,交货期能否保障,及其他可能的问题,如有问题应立即请客人修改L/C。
6.2:如果是T/T付款的客户,要确认定金已经到账。
6.3:如果是远期L/C, D/A等条款收汇方式的客户(不推荐运用这种方式),需经总经理确认批准。
7.验货:
7.1:在交货期前一周,要通知公司验货员验货(部门跟单员跟进)。
7.2:如果客人要自己或指定验货人员来验货的,要在交货期一周前,约客户查货并将查货日期告知外贸部。
7.3:如果客人指定由第三方验货公司或公证行等验货的,要在交货期两周前与验货公司联系,预约验货时间,确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。
8.备制基本文件单证:
在收到客户正式的订单时,应制作出口合同, 出口商业发票,装箱单,出口货物托运单,核销单, 报关单, 报关委托书, 报验委托书(工厂的外贸人员还需要准备: 商检换证凭单,纸箱检验单) 等文件.(应由单证员制作,交给业务跟单员跟进)。
9.商检:
如果是国家法定商检产品,在给工厂下订单时要说明商检要求,并提供出口合同,发票, 装箱单等商检所需资料。而且要告诉工厂产品的出口口岸,便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。
10.租船订仓:
10.1.如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款,通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系,告知发货意向,了解将要安排的出口口岸,船期等情况,确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前,以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期7天之前向货运公司发出书面定仓通知,通常在开船5天前可拿到进仓单。
10.2.如果是由卖方支付运费,应尽早向货运公司或船公司咨询船期,运价,开船口岸等。经比较,选择价格优惠,信誉好,到港时间准时,船期时间合适的船公司,并告诉业务员通知客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前一周书面定仓,程序同上。
10.3.如果货物不够一个小柜,需走散货时,向货代公司定散货仓位。拿到进仓单时,还要了解截关时间,入仓报关要求,等内容。
10.4.向运输公司定仓时,一定要传真书面出口货物托运单,注明所定船期,柜型及数量,目的港等内容,以避免差错.
11.安排拖柜:
(千万记住装柜前要检查集装箱柜里是否有破旧,破损,破裂的地方)
11.1.货物做好并验货通过后,委托拖车公司提柜,装柜。拖车公司应选择安全可
靠,价格合理的公司签定协议长期合作,以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料:定仓确认书/装柜图纸,船公司,定仓号,拖柜委托书,注明装柜时间,柜型及数量,装柜地址,报关行,及装船口岸等。如果有验货公司监装柜,要专门声明,不能晚到。并要求回传一份装柜资料,列明柜号、车牌号、司机及联系电话等.
11.2.传真一份装车资料给工厂,列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。
11.3.要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部,列明货柜离厂时间、实际装货数量等,并记下装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住封紧锁上.
12.委托报关:
在拖柜前要将报关所需资料交给合作报关行,委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间(船截关前)。委托报关时,应提供一份装柜资料,内容包括所装货物及数量,口岸,船公司,定仓号,柜号,船开截关时间,拖车公司,柜型及数量,本公司的联系人和电话地址等。
13.获得运输文件:
13.1.最迟在开船后两天内,要将提单补充内容(如果需要修改的话)传真给船运公司或货运代理。提单补充内容要按照L/C或客人的要求来做,并给出正确的货物数量,以及一些特殊要求等,包括要求船公司随同提单出的船证明等。
13.2.督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后,向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的,要先传真提单样板给客人,得到确认后再要求船公司出正本。
13.3.及时支付运杂费,付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。13.4. 如果客户是做FOB条款的, 应该及时通知客户保险,并将提单副本传真给他.
14.准备其他文件
14.1.商业发票:L/C 要求提供的文件中,对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后,交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同,小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来,要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证,一般要提前20天办理。
14.2.FORM A原产地证书:FORM A 原产地证要在发货之前到当地商品检验局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前,在发票日期之后。未能在发货之前办理的,要办理后发证书,需提供报关单,提单等文件。经香港转运的货物,FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签,证明未在港对货物进行再加工。
14.3.一般原产地证:一般原产地证可在中国贸易促进会办理,要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签,也和发票一样要提前20天办理。
14.4.装运通知:一般是要求在开船后几天之内,要通知客人发货的细节,包括船名,航班次,开船日,预计抵港日,货物及数量,金额,包装件数,唛头,目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明,如传真报告书,发函底单等,注意按客人要求的时间内办理。
14.5.装箱单:装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量,每箱的毛重,净重,外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号,以便于客人查找。装箱单的重量,体积要与提单相符。
15. 交单:
15.1.采用L/C收汇的,应在规定的交单时间内,备齐全部单证,并严格审单,确保没有错误,才交银行议付。
15.2.采用30% deposit,T/T收汇的,在取得提单后马上传真提单给客人付70%余款,确认收到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。
15.3.如果100%T/T收汇的,要求收全款货款才能做货的,要等收款后再安排生产。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。
16.业务登记:
每单出口业务在完成后要及时做登记,包括电脑登记及书面登记,便于以后查询,统计等。
17.文件存档:
所有的外贸单证、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。
18.单证员平时应注意收集海空运价,船期,航线,等信息,为业务员的报价提供帮助.

3、外贸跟单员的工作流程?

外贸跟单员的主要流程如下:

外贸跟单员主要跟踪为主,客户下单后,跟踪工厂对该订单的执行情况的跟踪,如有问题及时反馈给业务。

货备好了之后负责货运订舱等事宜。

发完货后跟催货款等事宜。

跟踪客户对产品的使用情况进行反馈。

外贸跟单员有时还需要处理客诉。

4、外贸跟单具体流程?

如何做外贸跟单?
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做贸易跟单,一般程序如下:接受客户指示单,分析产品来料,采购来料,制作样品(主要下工厂了解样品的落实情况,生产工艺适合客户的产品要求,紧抓生产进度满足交货日期),发样品给客户认可,大货投产。制作过程烦琐易出错,加工工厂会给你麻烦的,客户也会的,要做好心理准备。

一、 工艺单

1.先对工艺单进行文字处理,翻译成中文。

2.参照和对照往年的工艺单进行核对(主要指老客户),研究是否有新的变化或者是有不对的地方,着重看一下有无特殊要求,工艺单指示不明的地方要及时和客户沟通,如客户有不明白的地方可按照订单常规操作要求处理。

3.对着工艺单进行逐项检查:(1)首先是主料,如面料的品种、纱支、结构、克重、颜色(特别注意特殊色,如麻灰);(2)辅料,包括拉链(是否特指,如YKK)、绳、扣、风眼、花边、松紧带、梭织布(应注意是否需要染色)、横机罗纹、主标、水洗标、吊牌、装饰牌等。

4.对照工艺单认真研究印、绣花及其它处理方式,如面料丝光、水洗、扎染等(有关HTP订单中对印、绣花方面没有详细的资料,甚至在最初打样时连印花颜色、印花尺寸也没有明确指示,客户只有一个要求:效果好就行。虽然客户把这个权利给了工厂,但也给工厂带来一定难度,要揣测客户的心态,自己要主动去创新设计一些东西。在这点上,应尽快适应客户的这种要求)。

二、 核价

认真研究完工艺单后,安排进行核价,即填写核价单,在填写核价单时一定要清晰、认真,经过谁手该把关的没把好关的要负首要责任;建议跟单员最好整理一份工厂面料、纱支、克重、幅宽一览表,以便以后价遇到相同的面料时,可按固定的工艺去填制核价单,印、绣花价格最好也有价格一览表。

1.核实工艺单上客户要求的纱支、克重、幅宽或有关面料生产的生产难易度,主要是与染整厂沟通,落实确定后,明确面料有关资料,以便工艺人员核算用料时与染整厂核对面料幅宽、克重资料,注意面料的纱支与克重的对比,方便用料的核算。

2.工艺室人员进行有关工艺用量的计算,此时要对辅料情况(特别是百家好事客户对辅料一般都是指定厂家,要对辅料的价格进一步落实好,以免大货投产后出现价格上的差异)进行详细解说,问明客户哪些辅料属于客供及印花的种类及绣花线的种类,避免遗漏,客户有特殊要求的,更是需要特别说明。

3.生产车间对照工艺单,进行生产量及加工费的计算,由于车间是参照工艺单进行计算,好多内容仅是“纸上谈兵”,因此有条件的尽可能提供样衣,对于工艺单上或是客户特别指示的,要一并详细告知(最好是书面)生产部门,以便尽可能核算准确。

4.汇总资料,核算价格。由于核价员习惯于按照自己知道的资料进行核价,因此在客户有特殊要求的时候,一定要有明确指示并做相关提醒,如面料有特殊要求(有无水洗等),辅料比较奇特,印、绣花价格等。所有这一切,都必须详细准确的写到核价资料或者是工艺单里,以便以后备查。

5.报价时如对某些辅料及印、绣花价格不明确的,报价时要注明所列辅料及印、绣花的价格,如百家好事订单经常会指定辅料厂,而唯嘉、欧美订单牵扯到面料检测及成衣检测(客户指定辅料,跟单员一定要注意,如果跟单员没明确标注,跟单员要负主要责任;所有担当学会看核价单上的资料,一定要看清楚,把经手的资料要做到心中有数;有特殊要求的,一定要告诉核价员)。

三、备样

一般来说,报完价后,如客户觉得价格接近或者是可以接受,会要求安排备样(原则上先谈价格,后打样;对新客户原则上不备样,备样要收样品费)。备样时主要注意(备样时关键在于保证交期及质量,因此我们经手的资料务必要准确,与客户要求一致,才能保证样品及时得到确认,避免重复返工):

(一)样品

1.款式样:一般来说款试样主要是看做工的,可以用代替面料,但当有配色时,一定要搭配合适才行,尺寸做工完全按照客供指示及要求。

2.确认样:作为确认样,客户看重的是,颜色要对,辅料要齐,印绣花也要按照要求的去做,特别是代表大货面料一定要好。因为一般来说,确认样是给设计师看的,所以一定是好的和准确的,符合设计师口味的,此项工作非常重要.如果做得不好,可以说前功尽弃,一切都是白费。

3.产前样:一般来说是在大货面料出来以后,为了保证大货的准确性,,在裁剪前,做给客户看得样品,代表大货水平,也是客户对大伙的检验。为了生产的方便,要求产前样必须符合客户对大货的一切要求,避免出现生产损失,安排起来一定要快。对于HTP订单,大货下来后,再安排做大货产前样,待产前样确认后,进行大货生产。HTP订单不

4.广告样:广告样一般来说是在订单确定后,大货出货前,客户用来扩大宣传,增加销售量的样品,齐色齐码,外观效果要好,一定要起到门面作用(广告样必须提前安排,不能临近再下备样)。

5.齐色样:此项要求的客户比较少,可以灵活掌握。对于HTP的订单,客户要求在工艺单下达后,安排做销售样,而且对于不好找的辅料可用类似或接近的代替,样衣发走后,安排核价、报价,然后等客户确认意见。

6.水洗样:要保证成衣水洗尺寸,必须做好前提工作面料缩水率。

7.船样:大多数客户船样要并到大货里,如该并入大货收费的船样未并入大货,跟单员应负主要责任。

(二)色样

1.色样,制作要好看、及时,保存要完整,一式三份:自已必须留存一份,以免以后的生产过程中,对大货的颜色进行核对,问明客户是在自然光还是在灯光下对色,以便及时确认。

2.纱样。

3.布样,如麻灰:如客户指定麻灰色号时,可与客户沟通直接进行大货生产,如有客户布样,可找一些颜色比较相近的布样待客户确认。色样在涉及到麻灰或烟灰色时,最好是让客户指定华孚或金兰纱卡上的色号,便于采供部门购纱。

(三)印、绣花样

首先是要求尽可能用正确颜色的布、线打样,特别是绣花,绣花线一定要用正确颜色,如确有难度,可以与客户沟通,变通安排。印、绣花资料必须保证准确,如颜色搭配、花型等,要及时同客户沟通不明确的地方,争取缩短确认周期(印、绣花打确认样时间:原则上从业务员将印、绣花资料转交外协员后三日内应将确认样转业务员,外协员要注意打确认样布料的颜色一定要正确,确认样原则上要检验合格后才能出厂,对确认样跟单员也要进行检查,由跟单员将确认样寄给客户确认,客户确认后的确认样要及时转生产厂,并做好交接记录)。外协员要对以前及以后外加工的印、绣花价格等资料进行汇总,便于以后出现同类加工业务时方便查询。

(四)辅料

由于我们的辅料开发有一定局限性,因此安排辅料时一定要尽可能广。如同行、客户及其它部门,在此特别指出的是网络查询,重点是快!!光客户要求的辅料确有一定难度时,及时与客户协商处理意见。辅料管理员要对以前及以后采购的辅料价格等资料进行汇总,便于以后出现同类辅料时方便查询。对于HTP的订单,辅料多而且杂,要特别注意染色问题,如梭织布,人字带等;还有一些辅料虽然好找,但达不到辅料厂的起订量,工厂不愿意做,本着客户一般确认销售样上的辅料的作风,因此,应在打样时,就考虑找一些好做、好找的辅料,减少大货生产不必要的麻烦。辅料总体要求为价格低及质量好,因此广泛汇总各辅料厂资料是非常必需的,以后再遇到此类辅料时能有据可查。辅料打确认样时间:原则上从业务员将打辅料确认样的资料转交辅料管理员后三日内应将确认样寄给客户确认。 作赢外贸单证必会的18步流程

四、合同的执行

在征得客户同意或签定合同并确认客户已执行合同后(如开L/C、电汇、预付款等),以L/C结算的,要尽快催信用证,以预付款结算的,款要及时催,以电汇结算的,风险较大,通常适用于老客户。下达生产通知单,生产通知必须尽可能资料齐全、完备、正确,并在指令下达后落实相关部门在合理的时间内接收到了正确的指令,并已开始执行。向生产厂要生产计划,监督生产指令在各环节中的进行,保证其顺畅。如有客户资料未到时,要及时与相关部门和客户进行沟通和调解,做出最合理的生产计划。

五、确认

在合同签定后,对于担当来说,确认工作是最重要的。在安排确认时,要掌握以下几条原则:

a) 首先排列生产计划,盘查确认点,首先要清点好辅料,核对好来料颜色是否一致,特别是对主、辅料的盘查,保证生产安期顺利开始。

b) 监督和督促生产计划,确认所有保证生产顺利进行的有关指示,书面或实物已交待到有关部门的责任人心中,并已得到认真执行。如正确的工艺单、样品、印绣花样、客户的最终确认意见或修改意见要及时传达,对生产中出现的各种问题进行监督、反馈,对于生产中出现的问题要及时和客户进行沟通和处理。

c) 核对所有来物,与客户确认意见相符一致。

d) 要注意客户的变更,如面料颜色、合同数量,如出现变更,要在第一时间内通知生产部门,减少不必要的损失。

六、合同的跟踪

在合同的执行过程中,要准时填报跟单表,及时给客户报告生产进度,并要及时汇总资料,整理订单,避免出现疏漏的地方,并及时与客户和生产部门沟通,对出现的意外情况要及时处理,如上报、与客户协商拖期、协调有关部门采取补救措施等。

在临近交期时,如生产过程中如有防碍大货交期无法按合同顺利执行时,必须事先通知客户;当大货生产过程中,缝制、印花、绣花等出现防碍生产顺利进行时,一定要及时通知客户(同时发样给客户)采取有关补救措施。

为了大货生产能够顺利进行,首先要及时去生产厂看每天的生产情况。对于客户确认迟缓或者提供一些资料不及时,除了沟通之外,还应有书面形式传真于客户或者把生产进度情况告诉客户,并提醒有可能影响交期,同时,要排查生产环节中还可能存在的问题,要及时汇总情况,尤其是辅料。

品管主管要会同品管员一起在大货交货前对产品进行检验,并出具验货报告单(对于发现的问题要提出整改建议和防范措施);客户来我司验货时,品管主管或品管员要陪同客户一起验货,并做好记录。

七、出货

根据合同的规定及与客户协商的最后结果,及时安排出货(HTP的客户可能不止一个,他对于箱唛、条形码、包装袋会有不同要求,应当引起注意,并以书面形式下达给车间)。

1.出货时间、数量、入货时间,及时通知相关部门(根据入货通知时间及时安排发货,如不能保证交货,衣时同船运公司或客户协商处理)。

2.订舱、报关。

3.办理内部发货手续。

4.船样及相关事宜,船样一般在大货出货前一周给客户寄出。

八、发票的开具及货款回收

国际业务部单证员负责外销产品发票的开具,并负责填写开具外销发票的相关表格;国际业务部核算员负责内销产品发票的开具,由跟单员负责填写开具内销跟单员负责内销货款的回收,及时督促客户办理,加快我司的资金周转。对于外销产品货款的结算方面,信用证结算的,由跟单员督促客户及时为我司开具信用证,单证员负责对信用证的内容进行审核;电汇方式结算的,要在发货后,及时督促客户付款,避免坏帐损失的发生。

九、报帐

对于我部门负责的采购及加工业务,要及时与生产厂进行对帐,在业务结束确认无误后,让对方开具符合我司要求的增值税专用发票,并按我司相关文件规定进行及时报帐。

对于费用方面的报帐:差旅费,出差归来后,要及时报帐,具体按公司文件执行;其他费用的报帐,力求在费用发生的当月进行报帐,避免费用跨月报帐,影响公司及部门的利润核算。

十、资料的整理与归档

本部门所有人员对于自己负责的所有资料要及时进行整理并归档,保持桌面清洁、资料摆放有序,分配到个人的档案橱要及时进行整理,保持资料的整体外观和实用性,不准乱放;对于公用部分的办公用品等,要及时进行整理,个人的资料、样品、样布等不准随意乱放,如发现随意乱放者,将对责任人进行处罚。

十一、产品的售后服务发票的相关表格。

5、外贸跟单流程是什么

服装的:
从跟板单-出样-报价-接大货单-订购面辅料-跟进生产-与客联系安排出货方式和船期-出装箱单-报商检出口-追收货款)
一、 首先是从板单跟起
1接到HK客人板单先对进行文字处理,翻译成中文。
2进行逐项检查板单,看清楚客人要求:A.首先是主料,如面料的品种、纱支、组织、克重、颜色,弄清楚是否有特别要求,比如磨毛、丝光,防静电、防皱等处理;然后注明要求下单给布厂订板布(或者提供面料小样给布厂分析组织成分要对方报价提供板布) B.看需要何种辅料,包括底面缝纫线、拉链(是否特指,如YKK)、纽扣、鸡眼、人字带、花边、丈巾、罗纹、主标、水洗标、吊牌、装饰牌等。整理清楚查寻本厂是否有仓存物料可用,如没有速下单订购。
3. 根据客户板单要求,研究是否有不合理的地方,着重看一下有无特殊要求,如有指示不明的地方要及时和客户沟通,如客户无特别要求则可按照常规操作自行设计工艺和制作要求,制定自己的工艺单
4.工艺单要注明面辅料要求,洗水方式,用线要求,缝制要求,印、绣花及其它处理,交板日期等,(如果客户板单中对印、绣花方面没有详细的资料和明确指示,仅仅是要求有绣花或印花,但效果要好,那么跟单员就要揣测客户的心态,自己主动去创新设计一些东西,联系印花和绣花厂尽快出样供客户选择批核)。
5.完整的样板工艺生产通知单+齐全的面辅料交给样板房起头板
6.板房做好样衣后交给跟单员安排洗水,跟单员查看样衣符合各项要求后交给联系好的洗水厂并交代清楚洗水要求。如果有特别要求的要事先车好裤筒确认洗水OK后才可以洗样衣。洗水回来由跟单员检查核对符合要求后交给板房做后整,(如不合要求需要再返洗或重新做板)。
7. 板房整理好样衣检查辅料齐全,尺寸无误后交给跟单员。跟单员要自己在检查核对(并做好度尺记录)无误寄给客人。
二、送样 跟进核价
1.跟单员寄出样板同时要安排进行核价,并填写核价单,在填写核价单时一定要认真,清晰、力求准确(核价单资料后附)包括面料、纱支、克重、幅宽,用量,单价,印、绣花价格和各种物料价格和用量;加工费,洗水费,出货运输文件费,以及利润等一览表。
2.核实板单上客户要求的纱支、克重、幅宽或有关面料生产的生产难易度,主要是与布厂同事沟通,落实确定后明确面料价格资料,方便用料的价格核算。由裁床核算样板用量或者跟单员自己核算。
3跟单员要对辅料情况(特别是有些客户对辅料指定供应厂家的,要对辅料的价格进一步落实好,以免以后大货投产后出现价格上的差异)进行详细了解,要广泛寻求辅料供应商进行寻价,避免报价失误,造成不必要的损失。
4跟单员提供板单及样衣给生产部对照,进行生产量及加工费的计算和报价。
5.有关洗水印花(绣花)问题的价格问题一定要在做板时就和各加工厂确认谈好价格,避免落单后做货价格有出入。
6.汇总资料,核算价格。如果客户有特殊要求的时候,一定要有明确指示,如面料有特殊要求或牵扯到面料检测及成衣检测、跟单员一定要特别注意,还有辅料比较奇特的(比如需要起模的),印、绣花,洗水价格等。所有这一切,都必须详细准确的写到核价资料里,以备后查.
板单到此就算跟完。如果客户有大货落单,就要重新备样给客户确认,并跟进客人下单签订购合同,安排订购大货物料等!
接大货定单--跟进各种样板—按排定购布料及相关辅料—协调生产—出货
三,接单复板订购物料,
一般来说,报完价后,如客户觉得价格接近或者是可以接受,会给出目标价, 大货大约的数量,要求先安排定织胚布,打LID色板和安排再起确认样办.起确认样办时关键在于保证交期及质量,因此跟单员经手的资料务必要准确,与客户要求一致,才能保证样品及时得到确认,避免重复返工。

(一)有关大货常做的几种样板(sample)

1 .头板(proto-sample),一般来说头板主要是看做工和FITTING的,可以用代替面料,但当有配色时,一定要搭配合适才行,尺寸做工完全按照客供指示及要求。

2.推销板或大板(Salesman sample)作为大板,客户看重的是,颜色要对,辅料要齐,印绣花也要按照要求的去做,特别是代表大货面料,一定要好.因为一般来说,大板是客人用于展销会的展办,目的为了将之前所做出的新款式,通过展销办获得定单。所以一定是好的和准确的,符合客人的设计要求,此项工作非常重要.如果做得不好,可以说前功尽弃,一切都是白费。

3.生产板(PP-sample),一般来说是在大货面料出来以后,为了保证大货的准确性,在裁剪前,做给客户看的样板,代表大货质量,也是客户对大货的检验.为了生产的方便,要求生产办必须符合客户对大货的一切要求,避免出现生产损失,安排起办一定要快并准确,争取做货时间。

4.影相板,又叫照相板(Photo-sample),一般来说是在订单确定后,大货出货前,客户用来扩大宣传,增加销售量的样办,主要看款式,外观效果要好,一定要起到门面作用(影相办必须提前安排)。

5.齐色齐码板(Size set sample),此项要求只是对于特定客的订单,大货下来后,该客户会要求先安排做跳码板(可以代用布和物料),待跳码板确认后,再做正确大货布齐色齐码板给客确认OK后才可开裁。

6.洗水样板,这个一般由跟单员自己批核,洗水要求要跟客人要求。并要保证成衣水洗尺寸,必须提前做好面料缩水率测试。如果洗水差异跟客人样板出入较大返洗又实在无法达到客人要求的就挑出落色办给客人批核确认。并跟客人解释沟通以得到客人认可。

7.船头板(Shipping sample),大多数客户船头办要求板房在出货前6~10天做好或从大货里挑选,船头板原则该并入大货收费,寄出船样的细码单并入大货交给财务出据发票,跟单员应负责跟进回收货款。

(二) LID色样

1. LID色样 收到客人的大约数量和小色样后跟单员要及时提供大货订布数量和色板交给布料采购员打LID板和准备胚布,要尽量缩短打色板的时间(原则3~5天时间,哪个环节拖延了时间哪个部门负责).打好LID板后布料采购员制作好色板卡一式2份交给跟单员:跟单员自已必须留存一份(以免以后的生产过程中,对大货的颜色进行核对),然后寄给客人确认样板并跟进批核,以便及时确认质量和大货颜色.
2.船头板布样 LID板颜色经客户确认后。及时通知布料采购员安排大货布染色。染厂跟单QC在出货前确认大货颜色质量无误后剪出每个落色1Y船头板布寄回工厂给跟单员确认,(有的客户要求确认大货船头板布的要多剪出一份)

3. 经确认大货船头板布颜色质量OK后通知布料采购员提回大货布.大货布回来后跟单员要及时安排分别每个落色任意各剪5~6匹(各1Y)给纸样房测试缩水率,(缩水率一般我们要求布厂控制在一定范围内:全棉布料一般要求经向1~3个以内,纬向3~5个以内, 弹力布料一般要求经向3~6个以内纬向8~12个以内)如发现后测试缩水率如果超过标准可以退回布料给供应商重新返修定型.

(三) 印、绣花样

首先是要求尽可能用正确颜色的布、线打样,特别是绣花,绣花线一定要用正确颜色,如确有难度,可以与客户沟通,变通安排。印、绣花资料必须保证准确,如颜色搭配、花型等,要及时同客户沟通不明确的地方,争取缩短确认周期和印、绣花打确认样时间:跟单员要注意打确认样布料的颜色一定要正确,确认样原则上要检验合格后才能出厂,对确认样跟单员也要进行检查,由跟单员将确认样寄给客户确认,客户确认后的确认样要及时转生产厂,并做好交接记录。跟单员要对以前及以后外加工的印、绣花价格等资料进行汇总,便于以后出现同类加工业务时方便查询。

(四)辅料

辅料的开发要尽可能多安排几家辅料供应商同时提供样品并报价。(如通过网络查询,重点是快!!)如客户要求的辅料确有一定难度时,及时与客户协商处理意见。跟单员要对以前及以后采购的辅料价格等资料进行汇总,便于以后出现同类辅料时方便查询。对于有些时装款的订单,大货数量小,辅料多而且杂,要特别注意配料的染色问题,如针织布,印花布,人字带,丈巾绳,绳制等等一定要环保染料;还有一些辅料虽然好找,但达不到辅料厂的起订量,工厂不愿意做,本着客户一般确认销售样上的辅料的作风,因此,应在打样时,就考虑找一些好做、好找的辅料,减少大货生产不必要的麻烦。辅料总体要求为价格低交货期准确及质量好,因此广泛汇总各辅料厂资料是非常必需的,以后再遇到此类辅料时能有据可查。辅料打确认样时间:原则上从跟单员收到客人辅料确认样的资料后三日内应将确认样寄给客户确认。

四、定单的执行
在和客户正式签定定单合同并确认客户已执行合同后,要下达生产通知单,生产通知必须尽可能资料齐全、完备、正确,并在指令下达后落实相关部门在合理的时间内接收到了正确的指令,并已开始执行。向生产部要生产计划,监督生产指令在各环节中的进行,保证其顺畅。如有客户资料未到时,要及时与相关部门和客户进行沟通和调解,做出最合理的生产计划。

五、确认
在合同签定后,对于跟单员来说,确认工作是最重要的。在安排确认时,要掌握以下几条原则:
1)首先排列生产计划,盘查确认点,首先要清点好辅料,核对好来料颜色是否一致,特别是对主、辅料的盘查,保证生产安期顺利开始。
2)监督和督促生产计划,确认所有保证生产顺利进行的有关指示,书面或实物已交待到有关部门的责任人心中,并已得到认真执行。如正确的工艺单、样品、印绣花样、客户的最终确认意见或修改意见要及时传达,对生产中出现的各种问题进行监督、反馈,对于生产中出现的问题要及时和客户进行沟通和处理。
3)核对所有来料,与客户确认意见相符一致。
4)要注意客户的变更,如面料颜色、合同数量,如出现变更,要在第一时间内通知生产部门,减少不必要的损失。

六、定单的跟踪
在定单的执行过程中,要准时填报生产进度跟进表,及时给客户报告生产进度,并要及时汇总资料,整理订单,避免出现疏漏的地方,并及时与客户和生产部门沟通,对出现的意外情况要及时处理,如上报、与客户协商拖期、协调有关部门采取补救措施等。
在临近交期时,如生产过程中如有防碍大货交期无法按合同顺利执行时,必须事先通知客户;当大货生产过程中,缝制、印花、绣花等出现防碍生产顺利进行时,一定要及时通知客户(同时发样给客户)采取有关补救措施。
为了大货生产能够顺利进行,首先要及时去生产厂看每天的生产情况。对于客户确认迟缓或者提供一些资料不及时,除了沟通之外,还应有书面形式传真于客户或者把生产进度情况告诉客户,并提醒有可能影响交期,同时,要排查生产环节中还可能存在的问题,要及时汇总情况,尤其是辅料。
跟单员在开货前提供完整的生产工艺单( 包括生产制单、尺寸表、配料表、物料卡,追踪生产进度、货期、及品质控制要求)。给经理.厂长,生产部和QC部,并协同生产部一起开产前会,将生产过程中特别要求和引起注意的问题在会上提出并一起记录签名确认无疑问才开货,开货后由QC负责跟进生产全过程的产品质量并出具各个阶段(裁床,车间,尾部验货报告单,将信息及时反馈给跟单员(对于生产过程中发现的问题要提出整改建议和防范措施);客户来我司验货时,跟单员要陪同客户一起验货,并做好记录将客人要求的信息及时反馈给生产各部门。

七、出货
跟单员提前6~7天提供商检资料给船务,并与客户协商的最后入仓期,跟进装箱单,入仓纸,出口证等出货资料及时安排出货,对于箱唛、条形码、包装袋会有不同要求,应当引起注意,并以书面形式下达给包装部
1出货时间、数量、入货时间,及时通知相关部门(根据入货通知时间及时安排发货,如不能保证交货,及时同船运公司或客户协商处理)
2订舱、报关
3办理内部发货手续
4船样及相关事宜,船样一般在大货出货前6~10天给客户寄出。

八、发票的开具及货款回收
跟单员负责出货后跟进发票的开具,由跟单员负责提供出货装箱单及定单合同交给财务部统一开具发票。跟单员负责及时督促客户办理,加快公司的资金周转。

另对于信用证结算的客户,由跟单员督促客户及时为我司开具信用证,单证员负责对信用证的内容进行审核;电汇方式结算的,要在发货后,及时督促客户付款,避免坏帐损失的发生。

九、跟单员报帐
对于费用方面的报帐:差旅费,出差归来后,要及时报帐,具体按公司文件执行;其他费用的报帐,力求在费用发生的当月进行报帐,避免费用跨月报帐,影响公司及部门的利润核算。

电话费用原则是按发票实报. 但请自觉划掉私人话费.

十、资料的整理与归档
所有跟单人员对于自己负责的所有资料要及时进行整理并归档,保持桌面清洁、资料摆放有序,分配到个人的档案橱要及时进行整理,保持资料的整体外观和实用性,不准乱放;对于公用部分的办公用品等,要及时进行整理,个人的资料、样品、样布等不准随意乱放,如发现随意乱放者,将对责任人进行处罚

进出口货物的:
出口货物跟单的基本程序:
出口货物跟单是跟单员对履行合同的跟进。它以货,证,船,款为中心,包括备货,催证,改证,租船订仓,(报关,报验,装船),
制单,结汇等环节。我们将这些程序概括为:
(1).筹备货物:按订单及信用证的要求,按时,按质,按量地备好货物。
(2).催审单证:大多数的支付方式是L/C。对安全收汇有保障,因它是银行信用。 只要所装运货物与信用证条款一致,银行保证
付款。跟单员应对以L/C为支付方式的合同进行催证,审核和修改的跟踪工作。
催证:货物快完成时,要催证。
审证:审证是银行和公司的共同职责,但在范围和内容上有所不同。银行从政策面上,开证的国家有无贸易往来?开证行的资信?
公司审开证人和受益人对否?L/C的货物和金额与合同是否相同?装期?特别条款?
改证:审证后发现问题是常事。包装上,总金额,效期,包括拼写错误。要求对方修改,一份L/C,可能有几处问题,我们要一一
指出,一次性修改。
(3).订仓装船:货物备妥,L/C没问题后,我们就要进入到出货装柜,租船订仓和装船的阶段。按CFR 和CIF成交的,我们负责租船
订仓和装船的手续。首先:
出货装柜:跟单员在出货前三四天就要联系出货装柜事。这当中要做的工作有货柜选择,制作装箱单,跟踪装柜等。
A. 货柜选择:根据货物的不同而选择不同的货柜。常用的有:20’柜:29 – 30立方/17.5吨;40’柜:58 – 61 立方/22.5吨;
40’H 68 –71立方/27.5吨。
B. 制作装箱单:装箱单着重表现货物的包装情况。应包括出货的品名规格,数量,箱数,毛净重,包装尺码,总体积,箱号,
唛头等。
C. 跟踪装柜:出货前一天通知有关人员并确定出货数量的准确性。协助生产部门安排好人员装柜。货柜到厂后,跟单员要监装,
指导货物的摆放。如一个柜内有几种货,每一规格的产品要留一二箱放于货柜尾部用于海关查货用。
(4)制单结汇:是出口货物跟单的最后一个环节。
A.制单:货物装船后,跟单员要及时按L/C,合同或其它单据的内容制作各种单据。
要在L/C的有效期内将单据送交银行。
出口单据主要有:汇票,发票,海关发票,提单,装箱单,产地证,商检证,保险单等。
B.结汇:如按L/C的规定制作了单据,并及时送交了银行,我们就可及时收到货款了。
单据要求:正确,完整,及时,简明,整洁

进口货物跟单的基本程序:
就是跟进进口合同的履行。其程序为:租船订仓,申请开证,催交装运,办理保险,商检报关及接货验收等。

物料采购跟单流程:
(1) 制作订购单:
跟单员接到所需部门的请购单,要制成订购单传给供应商。制订购单时注意:审查请购单。熟悉订购的物料,价格确认,确认质量
标准。确认物料需求量,制定订单说明书,发出订购单。(制作采购单P。26),将要采购的物料名称,规格型号,数量,价格。
交期等要求表达清楚。采购单经审核无误后发给供应商,并要求供应商签字回传。
(2)订单跟踪
对长期合作的,信誉好的供应商可以不进行跟踪。跟踪加工工艺,跟踪原材料,跟踪加工过程,跟踪组装总测,跟踪包装入库。
(3)物料检验
确定检验日期,通知检验人员,进行物料检验,处理检验问题
(4)物料进仓
协调送货,协调接受,通知送货,物料入库,处理接受问题

生产过程跟单的流程:
1. 下达生产通知书。
跟单员接到客户订单后,应将其转化为生产通知单。通知单要明确客户所订产品的名称,规格型号,数量,包装要求,交货期等。
2. 分析生产能力
生产通知单下达后,要分析企业的生产能力。能否按期,按质地交货。如不能应采取什么措施?要不要外包?
3.制定生产计划:
生产计划的制定及实施关系着生产管理及交货的成败。跟单员要协助生管人员将订单及时转化为生产通知单。
4.跟踪生产进度
(1) 生产进度控制流程:
(2) 生产进度控制作业程序
(3) 生产进度控制重点:
A.实际进度与计划进度发生差异,要找原因。通常有下列原因:
1. 原计划错误
2. 机器设备有故障
3. 材料没跟上。
4. 不良率和报废率过高
5. 临时工作或特急订单的影响。
6. 前制程延误的累积
7. 员工工作情绪低落,缺勤或流动率高
(4) 跟踪生产进度的表单:有:生产日报表,生产进度差异分析表,生产进度控制表,生产异常处理表,生产线进度跟踪表。
5.交期延误:
如是工厂原因,要通知客户,取得同意后方可出货。如不同意,一是协商,我们可承担部分费用将货出去。二就只好取消订单了。
6.我们再提一下有关订单的更改问题:
客户对已下的订单因市场变化会有更改,有数量上的,(或增加,或减少)。有包装上的。(彩印,或白合)。有交期的变更。
(或提前,或推迟)。接到客户要求变更,首先要看改什么?能否接收?如我们的货已生产的差不多了,已收尾,就不可能再更改了。如还没按排,问题不大。如已按排了部份,要进行协商。比如数量要减,我们已按原数量采购了材料,通用的问题不大。
但如是专用的,客户要承担部份费用。对交期:如要提前,我们要根据实际情况说。如要推迟,时间短,问题不大,但如要延迟很长,那仓储费,损耗费要承担。

货物运输的跟单流程:
1. 海运出口货物的跟单流程: 视贸易条件的不同而不同,FOB成交,出口方不要租船订仓。CNF=CFR 出口方不要办保险。CIF出
口方要租船订仓还要办保险。我们出口都希望用CIF成交。
(1) 报验:收到LC 或货款,审核无误后,货也备好,向商检机构申报。
(2) 租船订仓:与船公司或货代联系。
(3) 办保险:CIF价,我们要投保
(4) 货物集港:出口单位要在船公司通知的时间内将货物发运到港区内的指定货场或仓库。
(5) 报关:货物集港后,我们应在装船前24小时向海关办理申报手续。
(6) 装船:凭盖有海关放行章的装货单,货物可装船。
(7) 发装船通知:货物装船后,即向收货人发装船通知。内容包括:LC或SC号,品名,数量,金额,船名,开航日期等。
(8) 支付运费:
(9) 退关:已完成报关手续放行的货物,因特别情况,如无舱位,货短少。不能装船,要向海关申报退回,退关货物应在运输工
具结关之前或自退运之日起三天内办理手续。
2. 海运进口货物的跟单流程:
也视贸易条件不同而有不同。CIF CFR条件进口,由出口方租船订舱。我们进口货物大都按FOB贸易条件进口。我们自已安排船。跟单程序如下:
(1) 租船订舱:
(2) 发派船通知:船位订下后,将船名,船期通知出口方,使其按期备好货,装船。
(3) 办保险:我们收到国外卖方装船通知后,即向保险公司办理投保。
(4) 汇集单证:各种进口单证是办理进口报关,报验,接交等不可缺少的凭证。
(5) 办理商品登记:凡法检商品货到后,我们要凭进口货物通知单向口岸商检机构登记。而后海关才受理报关。
(6) 报关:所有进出口货物都需向海关申报。货物在经海关查验与申报内容一致才可放行。
(7) 监卸和交接:船到港卸货前一般有理货公司理货。他代表船方将进口货物按提单,标记,唛头清点件数,验看包装后拨交给
进口方。(核对标记对否?是不是应接的货。对破损的货物内外包装要有记录,作现场拍照。查清损失的具体数量,查明残缺的
原因和责任人,索要证明以进行索赔。
3. 集装箱运输货物的跟单流程:
出口跟单流程:
(1) 订舱(订箱)。按货的体积订箱。
20’:29 – 30 17.5t
40’:58 –61 22.5t
40’H 68-71 27.5t
(2) 接受托运,发送空箱
(3) 整箱货的装箱与交货:装箱前(不得晚于装箱前24小时)向海关办理报关。
(4) 拼箱货的装箱与交货:货送货运站。该站人员清点接收。
(5) 货物进港:在船吊装前24小时截止货进港。
(6) 换取提单:货进场的收据是换取提单的凭证。
(7) 装船:
(8) 寄送资料:
进口:
(1) 寄送资料 起运港的船公司在货船到港前(近洋24小时,远洋7天)用传真或邮寄向卸货港提供提单副本,舱单,装箱单等货
物清单。
(2) 分发单证:船公司或其代理应及时地将起运港寄来的有关货运单据分别送给有关的进口货代或收货人。以使货到港前做好准
备。
(3) 发到货通知:船公司预告到港日,船到港后发正式到货通知。
(4) 换取提货单:收货人持正本提单向船公司换取提货单。
(5) 卸船提货:办理进口报关。
(6) 提货时发现铅封损坏,或箱子破损,要与货运站共同签认,以便向船公司索赔。

6、外贸跟单的详细流程

离岸网解答:

外贸跟单精细流程详解

一、接单:确认价格、数量、质量标准、最迟交货日期、产品用途、发货港口、转港口、目的港口、信用证路线及单据代理公司信息。

二、审证:信用证与合同是否存在不符点,包括金额、货描、装箱信息、港口信息、客户公司信息、开证行信誉、所需单据、信用证有效期、有效地、分批装运,信用证号、开证日期。

三、确认价格:订单价格及下单的人民币价格,分清FOB价格,出厂含税价格。

四、明确下单工厂(包括其规模、生产能力、设备、主要品种、跟单员、生产厂长、总经理)、大致出货日期。

五、下单与合同回传:工厂合同制作(合同号码(自制)、产品规格,级别,包装(LOGO及唛头,字体大小、颜色、位置),运输,价格,出货日期,船期、截港日期、结算方式,质量要求,质量责任等描述)、出货时间确定。

六、制订生产计划给客户(中英文)。如有变动及时通知。

七、生产进度跟单:1.制订生产进度计划及日生产进度质检报告、进度落实了解、非正常情况汇报、包装完善。

八、订舱、商检协调、运输方式及运输协调(集装箱协调,出货通知发放)、出厂含税价订单,通知工厂代买育林基金。

九、发货通知、货代信息、集装箱车牌号及司机联系信息、箱封号,铅封号、拖货时间确定、集装箱到厂时间、离厂时间、到港确认。

十、填写“SHIPPING DETAILS”及提单副本给客户。

 

更详细的流程有图片

 

7、外贸跟单员工作流程

1.客户询盘:
一般在客户下订Purchase Order之前,都会有相关的Order Inquiry给业务部,做一些细节上的了解。
2.报价:
业务部及时回复客人查询,确定货物品名、型号、数量、交货期、付款方式、包装规格、港口(空运机场)及柜型等,等和客户确定业务时, Proforma Invoice or sales contract or offer sheet 给客户做正式报价。
3.得到订单:
经过洽谈,收到客户正式的订单 Purchase Order or sales contract。
4.下生产单:
得到客人的订单确认后,给工厂下订单(工厂自己安排生产计划),安排生产计划。
5.业务审批:
业务部收到订单后,首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写,尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件,与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名,部门经理审批,再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的,或有预付款和佣金等条款的,要经公司总经理审批才行。合同审批之后制成工作任务单,交给部门跟单员跟进。
学习外贸跟单员的工作经验是很重要的,你可以在易之家网站上与外贸同行交流一下,分享他们的经验。

8、外贸跟单具体的工作流程,要实用的。

业务:接单、接单前与客人的沟通,这个都清楚的啦,主要靠口语与写信函的水平了。一些需要注意的细节都应该清楚,比如说交货期,最小起订量,付款方式等等都应该和客人确认清楚后再确定PI。
跟单:业务确定PI后,安排各相关部门进行生产及跟踪,及时了解生产进度等情况,安排客人唛头,验货等问题。
船务:货完成后,找客人要货代(FOB深圳)联系方式,催SO,安排拖车行提货柜,装货后跟催报关及相关结汇资料的制作。电汇的操作稍微简单点,如果是信用证,所有资料需要根据信用证要求做,一旦出现不符点情况,将会出现客人拒付的风险,所以制单需要严谨。
我现在是这三块都做,没办法工厂小,不能全部划分开来,不过我觉得这样不错,能够全面了解外贸流程,如果自己以后做SOHO也不错撒,呵呵。
如果是按照工资待遇来看的话,业务当然要好很多,又有提成拿,口语也能够得到完善,还能和国外客户面对面接触,发展空间很大,如果公司前景好,有展销会绝对是个提升自己的好机会。跟单相对来说就死板了很多,只要了解公司产品的生产流程就应该没什么问题,英语过三级的都OK。船务单证这块需要学的也很多,涉及到提单,装箱单,发票,产地证等一系列单据的制作。
有些公司定义外贸跟单就是业务,跟单,船务全都包含在内的.